« Je me souviens d’un gros client dans les télécoms dont le déménagement exigeait quelque 15 déménageurs. Arrivés sur place le jour J, ils trouvent des piquets de grève leur interdisant l’accès au site, raconte Malik Barchiche, responsable national Transfert d’entreprises chez Les déménageurs bretons (SOCADEM SAS). Et pour cause, les syndicats n’avaient pas été consultés. » Autant dire qu’un déménagement ne s’improvise pas. Même s’il s’effectue, comme c’est le cas, si l’on en croit les études, à 98 % dans un rayon inférieur à 50 kilomètres… Mais alors que selon les estimations, pas moins de 130 000 entreprises, petites ou grandes, déménagent chaque année en France, certaines pour s’agrandir, d’autres pour rejoindre un autre groupe à l’occasion d’un rapprochement, et d’aucunes, enfin, pour réduire la voilure et le budget consacré aux locaux, les écueils sont nombreux. D’ordre pratique, ils sont aussi d’ordre administratif et social.

La meilleure des solutions, déclare Malik Barchiche, c’est, pour la direction de l’entreprise, de nommer un comité de pilotage de l’opération. » Car si, pour de petites structures de moins de 10 salariés, par exemple, le déménagement peut s’effectuer en un mois entre la date de prise de décision et sa mise en application, les délais s’allongent à mesure que l’effectif augmente. Les professionnels estiment ainsi que, passé une centaine de collaborateurs, il faut trois mois pour un déménagement, et au minimum six mois au-delà de ce chiffre. Le comité de pilotage nommera à son tour des « référents déménagement » dans le but d’établir une feuille de route. Le document comprendra d’abord un budget, mais aussi un rétroplanning. Et comme pour une préparation à l’expatriation, par exemple, l’entreprise devra cocher les cases des choses à faire. Elles vont de l’adresse à changer pour les fournisseurs, les clients, les organes administratifs ou autres, à la recherche, évidemment, d’un déménageur, sans oublier un spécialiste du design d’intérieur si l’on en profite pour changer le mobilier de bureau, voire pour passer au flex office, sans oublier les normes à respecter (taille des espaces de travail, adaptation du poste de travail, température et éclairage…).

La communication interne ne doit pas non plus être négligée », prévient Malik Barchiche. Le comité de pilotage devra lister les différentes actions à mener dans ce domaine : elles vont des obligations légales, bien sûr, aux bonnes pratiques, comme un plan de communication interne, décrivant les raisons du déménagement, les enjeux qui y sont attachés et les procédures qui vont être mises en place.

Concernant l’aspect légal, si, dans les TPE, le responsable de l’entreprise peut simplement informer et consulter ses collaborateurs, dans des structures de plus de 50 salariés, il y a obligation de consulter le CSE. De fait, comme le comité d’entreprise avant lui, selon le nouveau dispositif légal, le CSE est informé et consulté de manière récurrente mais aussi ponctuellement et amené à rendre un avis motivé en cas de projet impactant les conditions de travail, tel un déménagement des locaux, un changement d’organisation du travail, l’installation d’une nouvelle machine…

Mieux vaut donc avoir, en cas de tensions à craindre, des choses à proposer : nouvel agencement des bureaux, navette de la gare, frais supplémentaires de déplacement pris en charge… Enfin, individuellement, chaque collaborateur a le droit, sous certaines conditions, de refuser le changement de lieu. S’il n’y a pas de clause de mobilité dans son contrat et que le déménagement implique un changement de bassin d’emploi, selon la définition légale, l’employeur doit en parler au salarié au moins un mois avant la date de déménagement puisque ce dernier à un mois pour refuser. S’il refuse, il est licencié pour motif économique. En revanche, si le déménagement s’effectue sur ce qui est considéré comme le même bassin d’emploi, alors le salarié doit suivre son employeur, faute de quoi il est licencié pour motif personnel.

Le secret ? « Impliquer les salariés, répond Malik Barchiche. Un déménagement est stressant. Plus les collaborateurs sont informés et plus ils le sont en amont, plus cela se passe bien. Chez Renault, par exemple, ils reçoivent un petit fascicule avec le plan du nouveau site, les lignes de bus, les navettes, etc. Et on leur propose aussi de visiter les nouveaux locaux à l’avance, voire de choisir sa place. »