Selon KMSI, société spécialisée dans les services et études numériques dédiés aux RH, 25 % à 30 % des arrêts de travail, qu’ils soient d’origine professionnelle ou non professionnelle, ne seraient pas suivis de remboursement par les organismes de sécurité sociale et de prévoyance. Comme les arrêts de travail sont en constante augmentation (+ 5 % fin février 2018, avec une évolution de 5,2 % sur douze mois), il est important de comprendre quelles sont les circonstances susceptibles de générer de telles pertes pour les employeurs.

Plusieurs facteurs peuvent être à l’origine de ces situations et ils ne sont pas toujours bien identifiés au niveau de l’entreprise. La transmission tardive de l’arrêt de travail par le salarié peut être la cause d’un versement incomplet. Dans ce cas, la Caisse primaire d’assurance maladie est en droit de réduire les indemnités journalières (IJ) de 50 %, si cela se reproduit deux fois en 24 mois. Autre possibilité : l’arrêt fait suite à un accident du travail, l’employeur le déclare mais le salarié n’envoie pas le certificat médical initial ou tarde à le faire. Dans ce cas, la CPAM prend en charge des indemnités journalières maladie (et non accident du travail), avec un montant bien inférieur à celui qui s’applique en cas d’accident du travail. Il peut aussi s’agir d’erreurs des organismes dans le calcul des IJ. L’indemnité journalière est en principe majorée à partir du 31^e jour d’arrêt, pour les assurés ayant trois enfants au moins. Or, cette majoration n’est pas toujours appliquée par les caisses. Donc, mécaniquement, l’entreprise subrogée prend en charge plus qu’elle ne devrait. En cause également, la généralisation de la déclaration sociale nominative (DSN) qui a pu générer des dysfonctionnements. D’où l’importance de contrôler si les indemnités journalières sont effectivement reversées.

Pour faire face à ces difficultés de recouvrement, les entreprises doivent s’assurer de la performance de leur communication interne. Car la vérification nécessite de faire des rapprochements entre différents services dans les entreprises. La gestion des arrêts et le recouvrement des avances de trésorerie auprès des organismes sociaux se font à la croisée de la direction RH et de la direction financière, mobilisant différents services : le premier réalise l’avance et le second constate le remboursement. Ces services dispersés, y compris géographiquement, ne communiquent souvent pas assez rapidement. Le recouvrement des indemnités journalières nécessite une gestion stricte. Et le temps n’est pas l’allié des entreprises puisqu’un délai de prescription de deux ans s’applique. Selon Anne Verger, directrice de l’activité IJ chez KMSI : « Il est primordial d’assurer une gestion au jour le jour pour que l’entreprise n’ait pas à avancer des sommes importantes qui ne seront que partiellement ou jamais remboursées pour cause de forclusion. »

Pour une entreprise de 1 000 salariés, le montant des encours en jeu peut représenter jusqu’à 450 000 euros, indique Anne Verger.