Le paiement à la source de l’impôt sur le revenu a beau avoir été reporté à 2019, l’application du Règlement général sur la protection des données (RGPD) ainsi que les évolutions liées à la nouvelle loi Travail impliquent des changements pour les services administratifs des entreprises. De quoi tester leur efficacité… C’est dans ce contexte que le cabinet ADP, spécialisé dans les solutions RH, publie le résultat de son enquête sur le coût de la fonction paie. Les résultats 2018 font apparaître une augmentation du coût total de gestion de 5 % par rapport à celui de 2015, date de la dernière « prise de température », soit un coût moyen de 448 euros par an et par salarié et une production de 213 salariés gérés par gestionnaire RH. Les raisons de cette progression des coûts ? Elles sont aussi bien à chercher dans l’amélioration des SIRH pour automatiser et augmenter la productivité que dans les besoins croissants de reporting, en particulier liés à l’internationalisation des entreprises. À cela s’ajoutent des investissements particuliers, relève le cabinet ADP, sous forme de portails ou d’applications pour des téléphones portables, visant à informer les salariés, sans oublier la numérisation des processus administratifs et la dématérialisation des données, bien entendu.

En 2017, le coût moyen des activités administratives de la fonction RH s’élève à 37,33 euros par salarié et par mois, contre 32 euros en 2010. Cela dit, les experts d’ADP estiment que cette hausse pourrait ne pas se poursuivre à l’identique dans les années à venir. De fait, au-delà des hausses structurelles, dues aux augmentations de salaires et de charges sociales, ainsi qu’aux demandes de reporting, les augmentations sont également conjoncturelles et « liées à la période de mutation vers la déclaration sociale nominative (DSN), qui s’est souvent traduite par un double processus déclaratif », indique ADP.

Logiquement, les entreprises de 250 à 350 salariés, de même que celles comptant de 350 à 450 salariés ont du mal à réaliser des économies d’échelle, d’où des coûts plus élevés que les petites structures (de 150 à 250 salariés) et les très grosses. L’écart est significatif, puisqu’il va de 147 euros minimum à 554 maximum. En outre, pointe ADP, le secteur de la distribution affiche la meilleure efficacité, avec un coût moyen par salarié et par an de 305 euros, bien en deçà de la moyenne, du fait de ses traditionnels efforts sur la productivité, qui touchent aussi les services administratifs.

Il convient, lorsqu’on observe le nombre de salariés gérés par un équivalent temps plein, de prendre en compte tous les coûts, y compris les coûts « cachés » ou indirects, tels que ceux de l’équipement informatique et de la formation, par exemple. On constate en outre que plus de 90 % des entreprises observées ont une productivité inférieure à 300 salariés gérés par un équivalent temps plein de la fonction administrative, la moyenne étant de 213 salariés/ETP. Toutefois, quelques sociétés dépassent les 600 salariés gérés par ETP de la fonction paie et administration du personnel.