Il y a trois ans, le service formation de Johnson & Johnson (J&J) France comptait cinq salariés en ETP (équivalent temps plein). Ils sont aujourd’hui 2,5. Entre-temps, la filiale du groupe a confié à un prestataire externe toutes les tâches logistiques et administratives (déploiement des plans de formation, convocation des salariés, retour des questionnaires d’évaluation, facturation des organismes…) mais aussi d’ingénierie : montage de formations en optimisant les dispositifs existants (période pro, compte personnel de formation), relations avec OpcaDefi, recherche des organismes de formation… 3 000 salariés sont concernés, pour un budget formation de 2,5 millions d’euros.

Objectif : une optimisation des ressources en interne. Après la fusion en une seule équipe des trois services formation qui existaient auparavant pour chaque branche de J&J (pharmacie, produits de grande consommation, dispositifs médicaux), l’étape suivante a été d’externaliser.

L’appel d’offres lancé en 2014 a retenu le groupe Cimes (récemment racheté par Cegos, lire Entreprise & Carrières n° 1352). Plusieurs points ont fait la différence : son expérience de la reprise de compte (une partie de l’administratif du secteur dispositifs médicaux avait déjà été externalisée), une équipe expérimentée et l’automatisation d’un certain nombre de tâches.

« C’est un point fort de Cimes par rapport à ses concurrents, car cela limite les risques d’erreur. Par exemple, l’alerte automatique à J – 2 du début d’une formation pour relancer les participants », illustre Laure Bontemps, responsable formation de J&J France.

Aujourd’hui, toutes les demandes des salariés et des managers passent par Cimes. Seules celles qui ne figurent pas dans le cahier des charges sont réorientées vers le service formation de J&J. Mais, dans 95 % des cas, les demandes trouvent une réponse auprès du prestataire.

Deux ans après l’externalisation, le bilan est plutôt satisfaisant. Elle est bien passée auprès des collaborateurs qui ont donné une note de 4 sur 5 en 2016 au prestataire. Au 30 juin, le plan de formation était déployé à 85 % au lieu de 65 % auparavant. Le taux d’accès à la formation (77 % des salariés sont formés) n’a pas évolué. Mais le prestataire a permis à J&J de réaliser quelques économies en optimisant le remplissage des sessions (de l’ordre de 16 % d’économies) ou en négociant les prix avec les organismes de formation.

Le grand avantage de l’externalisation, pour Laure Bontemps, réside dans la transformation des coûts fixes en coûts variables. « Les plans de formation peuvent fluctuer d’une année à l’autre. Il est impossible de s’y adapter quand on n’a que des ressources internes alors que Cimes nous apporte cette flexibilité », souligne-t-elle. De fait, l’externalisation a fait réaliser à J&J France 32 % d’économies sur ses coûts de structure.

De son côté, l’équipe formation s’est recentrée sur le conseil aux salariés – grâce à une veille juridique au quotidien –, la communication sur la formation, la présentation du plan de formation au CE, l’organisation d’événements particuliers (forums formation…).

Les conditions de réussite d’une externalisation ? Elles tiennent, pendant la phase de démarrage, dans la mise à plat rigoureuse de toutes les procédures. « C’est un énorme travail que seule l’équipe interne peut réaliser, estime Laure Bontemps. Penser qu’on peut tout confier au prestataire est illusoire : ça ne marchera pas. Certes, il peut nous conseiller sur les meilleures pratiques, mais il faut absolument écrire soi-même les procédures et être présent auprès du prestataire. »

Le suivi est également important : un comité de suivi a été mis en place avec une réunion par mois au début, deux mois en vitesse de croisière.

L’externalisation, en tout cas, est irréversible. À terme, le service formation de J&J France ne comptera plus qu’un demi-ETP.