Le recours aux logiciels de planification et de gestion de projets est monnaie courante dans certains secteurs comme l’architecture et l’ingénierie. Mais ces outils de suivi d’avancement des tâches, souvent complexes et réclamant beaucoup de paramétrages, restent difficiles à utiliser dans d’autres métiers.

En mai 2016, le service emploi et parcours de la DRH de la SNCF souhaite pourtant trouver une alternative aux fichiers Excel et diapositives PowerPoint. Elle se met en quête d’un outil lui permettant de piloter ses neuf chantiers prioritaires : formation, diversité et mixité, GPEC, mobilité, etc. Fort de 156 personnes réparties sur toute la France, dont 48 au siège parisien, ce département gère la carrière de plus de 250 000 salariés. « Nous cherchions un logiciel collaboratif simple d’emploi, facile à déployer comme à utiliser », explique Olivier Armand, responsable pilotage & prospective.

Le choix de Bubble Plan, proposé en mode SaaS par la start-up du même nom, est rapidement entériné pour répondre aux besoins de centralisation de l’information, de partage des données et de suivi des différents projets internes. D’autant qu’il répond aussi à la volonté affichée de la SNCF de soutenir les start-up hexagonales. Cet outil de gestion de projet en ligne s’avère en outre très accessible. L’ergonomie est intuitive et visuelle, avec des tâches ou des actions pouvant être enrichies de commentaires ou de fichiers que l’on positionne d’un seul clic sur le planning, par simple « glisser-déposer ».

Toute l’équipe concernée s’est très vite emparée de l’outil afin de piloter au mieux les actions et de préparer plus efficacement les échéances. En particulier pour améliorer les processus en matière de gestion des carrières, des mutations ou encore les négociations à mener autour des accords de la branche ferroviaire. Outre le pilotage des différents chantiers, le logiciel permet au département d’affecter les collaborateurs en fonction des projets et de surveiller la charge de travail de chacun.

Selon les cas, il est aussi possible d’inviter temporairement des collaborateurs externes (comme des consultants) à partager cet outil. Le logiciel embarque les fonctionnalités essentielles aux modélisations en ressources humaines (missions, tâches, échéances, budget, alertes, etc.), avec une visualisation chronologique des plannings et des projets.

L’éditeur a rapidement été sollicité pour créer des extensions sur mesure collant au quotidien du département. Début 2017, Bubble Plan a donc développé deux modules spécifiques : le premier pour le pilotage et le suivi des réunions, le second pour la présentation dynamique et visuelle d’indicateurs de performance (KPI). « Aujourd’hui, invitations et comptes rendus de réunions figurent dans l’application, et toutes les actions décidées lors de ces réunions se retrouvent intégrées directement dans l’outil. Le logiciel nous sert aussi à piloter nos indicateurs et à établir des tableaux de bord dynamiques à partir d’indicateurs clés. La clarté immédiate des informations est un vrai atout pour nos différentes réunions et pour nos séminaires », assure Olivier Armand. Qui loue d’ailleurs la réactivité du petit éditeur français.

D’un coût modeste (12 euros mensuels par utilisateur pour la version multiprojets et collaboratif), l’outil suscite peu à peu l’engouement au sein de toute la DRH de la SNCF. D’autant que l’emploi de cet outil facilite l’immersion des nouveaux collaborateurs lors d’éventuelles passations de postes, puisque l’ensemble de l’historique d’un projet et des décisions est rapidement accessible.