« Il est frappant de constater que, depuis quatre ans, les choses n’ont finalement pas beaucoup évolué », avance Gérard Piètrement, président fondateur de la société de conseil Danaé. Une conséquence de l’accumulation, ces dernières années, des contraintes réglementaires, combinées à un contexte économique peu favorable, estime le co-organisateur, avec le Cercle SIRH(1), du Benchmark SIRH.

Menée tous les deux ans, cette enquête, qui dresse un état de l’art des outils et pratiques en matière de systèmes d’information ressources humaines avait d’ailleurs, en 2015, mis l’accent sur l’adaptation aux grandes réformes du moment (DSN, formation professionnelle, BDES, compte pénibilité, lire Entreprise & Carrières n° 1246). L’édition 2017, dont les résultats complets seront dévoilés ce jeudi 29 juin(2) revient aux fondamentaux : quel est le niveau d’équipement des organisations et quels sont les projets en la matière ? 98 entreprises privées – dont 15 font partie du CAC 40 – et publiques se sont prêtées à l’exercice entre avril et juin. L’effectif moyen est de 13 000 salariés, la médiane se situant à 3 600.

Premier enseignement : « Le SIRH s’articule essentiellement autour de la paie, de la gestion administrative (GA) et de la gestion des temps et activités (GTA) », souligne Gérard Piétrement. Ces trois processus historiques, socle du SIRH, sont outillés depuis dix ans (en médiane), avec un taux d’équipement de 100 % sur la paie, de 93 % sur la GA, et de 78 % sur la GTA. Des solutions en tout ou partie externalisées dans 6 à 7 cas sur 10, mais essentiellement sous la forme d’une tierce maintenance applicative (TMA).

La configuration est différente pour les outils relevant du développement RH, où le mode SaaS domine. C’est le cas pour les solutions de gestion de la performance (utilisées surtout pour gérer les entretiens individuels et définir les objectifs) ; les outils de gestion de carrière (entretiens annuels, référentiel de compétences, people review…) ; et le recrutement. Des progiciels présents dans plus d’une entreprise sur deux – dans 6 entreprises sur 10 pour le recrutement (depuis quatre à cinq ans).

Dans ce domaine de la « gestion des talents », la gestion de formation est un peu à part, « à mi-chemin entre le socle historique et les pans plus récents du développement RH. C’est le processus le plus compliqué », considère Gérard Piétrement. 78 % des répondants sont dotés d’un progiciel (en place depuis huit ans). Mais, à la différence d’autres processus, prioritairement outillés par les poids lourds marché (tels Sopra-HR Access et ADP pour la GA et la paie, ou SAP-SuccessFactors et Talentsoft pour la gestion de la performance, par exemple), la formation, pour laquelle existe une kyrielle d’outils, fait l’objet de choix beaucoup plus diversifiés. Et les deux premières formes d’externalisation sont la TMA et le SaaS.

En termes d’études et de reporting, la situation est contrastée : 31 % seulement des entreprises interrogées disposent d’une solution de gestion de la rémunération, les autres leur préférant des outils bureautiques ; 28 % ont un outil de pilotage de la masse salariale, sujet pourtant de plus en plus stratégique ; en revanche, des solutions de reporting sont déployées dans 62 % des organisations (depuis cinq ans). Normal, puisqu’au-delà du pilotage RH, il s’agit aussi de rendre compte de la politique sociale de l’entreprise au regard de ses obligations réglementaires. Dans ces trois domaines, entre 12 % et 15 % des sondés ont un projet d’équipement.

Enfin, la « digitalisation » des RH n’a rien d’une déferlante, comme le discours de certains éditeurs pourrait le laisser entendre. Certes, la dématérialisation des documents RH progresse : 45 % des entreprises se sont déjà lancées et 33 % ont un projet d’équipement. Mais les portails d’applications en self-service ne sont proposés que dans une entreprise sur deux (un quart des répondants, tout de même, projette un déploiement). Et seuls 12 % des entreprises mettent à disposition une application pour smartphone !

Le premier enjeu du SIRH cité par les responsables ? La performance de la fonction RH, devant le développement des services aux collaborateurs. Le premier point est d’ailleurs considéré comme l’un des principaux apports des SIRH, juste derrière la fiabilité des données. Curieusement, selon le benchmark, le coût par salarié d’un SIRH varie de moins de cinq euros par mois (8 % des réponses), à plus de 17 euros (29 %), sans que cette différence puisse être expliquée. « Nous ne voyons aucune corrélation entre ces coûts et la taille de l’entreprise, les processus couverts ou encore l’externalisation », s’étonne Gérard Piétrement. Ce qui est sûr, c’est que les projets ne manquent pas. Et que, pour certains, un changement de SIRH s’impose (voir graphique).

L’effectif moyen de l’équipe SIRH est de 12,4 personnes (pour un effectif moyen de 13 000 salariés), qui se répartissent quasiment à parts égales entre maîtrise d’ouvrage (MOA) et maîtrise d’œuvre (MOE). Une équipe majoritairement rattachée à la DRH (70 % des cas) ou à des directions de la DRH – Comp & Ben, centre de services partagés, gestion administrative – (18 %). Les autres dépendent de la DSI. Les profils RH devancent les informaticiens. Les tâches demeurent très ancrées dans la production des traitements (paie, déclaration) et l’administration SIRH (paramétrages, interfaces…), devant la conduite de projet et l’accompagnement du changement, et la production de données RH (reporting). En tête des difficultés rencontrées par les responsables interrogés : le manque de ressources et les restrictions budgétaires.