Les systèmes de surveillance de l’activité des salariés doivent faire l’objet auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés d’une déclaration normale ou simplifiée selon qu’ils englobent ou non un dispositif de contrôle individuel de l’activité des intéressés.

S’agissant spécifiquement de la gestion de la messagerie électronique d’une société, la Cnil prévoit qu’une déclaration simplifiée apparaît suffisante dès lors que l’activité individuelle de ses utilisateurs n’est pas contrôlée. Aussi, les données qui auraient été tirées d’un dispositif de contrôle non déclaré sont susceptibles d’être écartées par un juge puisque acquises illicitement.

C’est ainsi qu’un salarié, cadre administratif licencié pour insuffisance professionnelle, avait fait écarter la production d’e-mails professionnels justifiant ses carences au motif que la messagerie n’avait fait l’objet d’aucune déclaration préalable auprès de la Cnil par son employeur.

Saisie de ce dossier, la Cour de cassation dans un arrêt du 1^er juin 2017 a estimé au contraire licite la production de ces courriers électroniques issus de la messagerie professionnelle du salarié, dans la mesure où le système mis en place dans l’entreprise ne conduisait à aucun contrôle de l’activité individuelle des salariés, et qu’il ne pouvait être ignoré que les enregistrements étaient conservés.

Par cette décision, la Haute juridiction valide ainsi le principe de communication en justice des courriels professionnels dès lors que seule une déclaration simplifiée du système de messagerie est requise.

Surtout, à l’instar de sa jurisprudence relative aux sms échangés, elle précise que les utilisateurs de la messagerie étaient présumés conscients de la conservation des messages adressés.

À l’inverse, un système de messagerie dont l’utilisation individuelle par chaque salarié ferait l’objet d’un contrôle patronal serait susceptible de porter atteinte aux libertés des individus et devrait faire l’objet d’une déclaration préalable normale auprès de la Cnil, faute de quoi les preuves tirées de ce système seraient illicites et devraient être écartées par le juge.

Il s’agit là d’une position de principe qui pourrait être étendue à l’ensemble de la norme simplifiée 46 de la Cnil concernant la gestion de ressources humaines.