« Les exigences de performance de la formation sont de plus en plus fortes et constantes, reconnaît Angélique Ramsamy, responsable de la formation du groupe SNI, filiale immobilière à vocation d’intérêt général de la Caisse des Dépôts. Nous avons de plus en plus de comptes à rendre à la direction, aux services, mais aussi aux partenaires sociaux. Nous devons mettre en lien et en perspective les apports des actions de formation avec les accords négociés, sur le contrat de génération, la pénibilité… Il ne s’agit pas de tenter de calculer un impossible retour sur investissement financier, mais de mettre en avant un retour sur les attentes face aux objectifs aussi bien stratégiques, opérationnels que de RSE de l’entreprise. Et pour cela un outil comme celui de Place de la Formation nous aide grandement ». Un enjeu d’autant plus important que SNI dépense en moyenne 3,5 % de sa masse salariale en formation, dont 2,2 % hors salaires, et que le groupe collabore avec deux Opca : Agefos-PME (branche immobilière) et Uniformation.

Le groupe SNI, 1^er bailleur de France (du logement très social au logement intermédiaire et libre), a donc choisi Training Management Solution, le logiciel développé par Place de la Formation, pour simplifier les échanges avec l’ensemble de ses RH régionaux et les impliquer davantage dans la procédure de gestion de la formation afin de pallier les lourdeurs administratives.

« L’outil est adapté à la configuration complexe du groupe, explique Angélique Ramsamy. Étant donné notre fonctionnement régional, il était vraiment difficile de s’y retrouver, de rassembler et d’harmoniser 17 versions différentes de fichiers Excel, extraits des demandes de formation émanant des entretiens annuels et professionnels. Auparavant, il nous fallait jusqu’à trois semaines pour consolider les demandes ! ».

L’outil de Place de la Formation centralise tous les dossiers formations et en optimise la gestion. « Notre outil précédent était rigide et peu évolutif. Pour plus de performance et d’efficacité, nous voulions nous appuyer sur des technologies et des processus éprouvés et intelligents. La plate-forme de Place de la Formation permet au groupe SNI de suivre et de gérer en temps réel l’ensemble du plan de formation de façon totalement automatisée. Toute la gestion administrative et logistique des actions de formation est simplifiée. » Le déploiement a commencé début 2015, et sera optimal en 2018 ; 2 600 salariés sont à ce jour gérés sur cette plate-forme, 4 400 le seront en 2018.

En choisissant cette solution, explique la responsable formation, la volonté du groupe était de simplifier les échanges avec les RRH de chaque établissement SNI et ESH de province, mais surtout de les rendre plus autonomes, tout en palliant aux lourdeurs administratives. Chaque RHH a donc accès à la plate-forme et bénéficie d’une visibilité globale sur toute son entité. Il peut établir son propre plan de formation et valider, refuser ou mettre en attente les demandes de formation des salariés. La DRH groupe dispose, quant à elle, d’une interface sans restriction, lui permettant d’avoir une vue d’ensemble sur les avancées de chaque action planifiée. Place de la Formation met également à sa disposition un module de reporting, indicateurs de performance et exports sur-mesure pour les présentations et bilans à réaliser.

« Désormais, l’outil est à notre main : tout est centralisé sur le portail Web qui permet à chaque RH de gérer leurs plans de formation de façon autonome et ainsi d’alléger et de fluidifier les tâches administratives et logistiques liées aux activités formation du groupe SNI, affirme Angélique Ramsamy. Avant, tout se faisait par e-mail et courrier. La dématérialisation, la signature électronique, la digitalisation des process font désormais partie de nos priorités et s’inscrivent dans le cadre de projets innovants et écologiques. Aujourd’hui, tout est automatisé dans l’outil et cela nous simplifie vraiment la vie. »

Particularité : la plate-forme est ouverte à l’ensemble des salariés (qui peuvent choisir leur formation dans le catalogue du groupe en accord avec leur hiérarchie) et aux managers (qui bénéficient d’un espace Web dédié leur permettant de gérer les besoins en formation de leurs équipes mais aussi d’en suivre l’évolution).

Selon la responsable de la formation, l’outil pourrait même d’être une aide de première importance dans la perspective de la relance du logement locatif intermédiaire qui entraînera d’ici à 2019 la production et la commercialisation de 35 000 logements. « Un défi de taille pour le groupe, précise-t-elle. La formation, qui constitue l’un des gros chantiers de ce défi s’est vue renforcée par la création d’une Académie de la commercialisation. L’outil sera d’une grande valeur ajoutée et nous permettra de simplifier la planification et la gestion de ces nouvelles formations. »

La nouvelle performance de reporting et d’analyse offerte par l’outil a une autre conséquence un peu inattendue : « Les différentes directions des opérations nous ont désormais bien identifié comme centre de ressources, apporteur de solutions, bénéficiant d’une fluidité nouvelle, constate Angélique Ramsamy. Le service est beaucoup plus visible, notre travail davantage reconnu, car tous voient que les salariés sont satisfaits et formés au maintien dans leur poste mais également à leur employabilité et perspectives d’évolution. Désormais, tout nouveau projet nécessitant un accompagnement par la formation passe par le pôle formation. Un nouveau réflexe s’est créé : on nous demande un avis et un accompagnement en amont. Bref, la formation est devenue gage d’efficacité ».

Pour autant, la responsable formation a encore des attentes, notamment sur un module d’évaluation automatisé, permettant une analyse plus fine des effets de la formation sur le terrain et dans l’atteinte des objectifs de performance fixés aux collaborateurs. « L’évaluation à chaud est systématique, l’évaluation tiède est rare, quant à l’évaluation à froid, elle intervient lors de l’entretien annuel de fin d’année, mais nous souhaitons approfondir cet indicateur de performance. » Pour cela, Place de la Formation finalise actuellement un module qui permettra de répondre de manière précise et exhaustive à ce besoin.

Activité

Immobilier.

Effectif

Plus de 7 000 collaborateurs.

Dépenses de formation

3,5 % en moyenne de la masse salariale.