Depuisoctobre 2016, le fabricant de spiritueux (800 salariés en France) pilote sa paie et automatise ses contrôles avec la solution ACE (assistant contrôle expert), proposée par l’éditeur ADP. La plate-forme a été mise en place en trois semaines. Les gestionnaires de paie l’ont prise en main en quelques heures seulement.

Il faut dire que la logique de l’outil reflète celle de Décidium, le logiciel de paie d’ADP qu’utilise Cointreau. Pour Jean-Philippe Hoarau, responsable de la paie, le choix de la solution répond d’abord à un besoin de réactivité : « Notre premier round de paie a lieu aux alentours du 15 du mois. Auparavant, les éléments ne pouvaient être communiqués qu’après la valorisation de la clôture de la paie », témoigne-t-il. Impossible, dans ces conditions, de transmettre au service comptable les données de masse salariale avant la fermeture du dossier.

« Aujourd’hui, sans attendre la fin du mois, nous sommes capables de fournir à la comptabilité une première estimation de la masse salariale, ainsi que les calculs correspondants, comme des états de provisions ou des éléments variables dits exceptionnels. » De plus, le chef de service n’a plus à établir lui-même ses estimations. L’outil propose des états préconstruits. Les résultats des calculs peuvent ainsi être transmis, au fil de l’eau, aux comptables, ainsi qu’au département des finances, pour analyse.

Selon Jean-Philippe Hoarau, la solution fiabilise le contrôle. Elle offre une visibilité renforcée grâce à des alertes de cohérence paramétrées. Lesquelles font émerger d’éventuelles anomalies à chaque calcul, en temps réel, avant la validation définitive de la paie. Ces tableaux de vérification permettent d’intervenir pendant le mois en cours. Du coup, les gestionnaires peuvent régulariser les rubriques (seuils de congés anticipés ou non soldés, taux de cotisation déclenchés par erreur…) sans décaler leurs rectifications au mois suivant.

La plate-forme consolide également les données de paie. Exemple : elle permet d’identifier tous les salariés concernés par le versement d’une prime exceptionnelle. « Nous avons connaissance des derniers éléments modifiés et du dernier bulletin produit par un collaborateur de l’équipe, pendant la phase de traitement des paies », ajoute le responsable. Auparavant, à chaque rectification, les gestionnaires recevaient un nouveau livrable qui englobait tous les bulletins modifiés. Et il devenait difficile de savoir, à mesure des modifications, dans quel document se trouvaient les nouvelles fiches de paie…

Dernier avantage selon Jean-Philippe Hoarau, l’outil facilite la comparaison de données entre plusieurs périodes : « Nous pouvons examiner le mois de paie en cours au regard des intervalles antérieurs », se réjouit-il.

Fort de ces avancées, Rémy Cointreau souhaite maintenant enrichir les algorithmes de sa plate-forme en créant de nouvelles alertes personnalisées. D’ici à septembre, le service de la paie devrait ainsi disposer d’états qui lui permettront notamment de vérifier la masse salariale en croisant des données comptables et des chiffres extraits de l’outil de paie et de la déclaration annuelle des salaires. Un « cocktail » dopé aux mégadonnées, destiné aux commissaires aux comptes.