Comment former plus de collaborateurs aux outils bureautiques tout en limitant l’impact budgétaire du dispositif ? Campus SI a trouvé la solution à sa problématique grâce à l’e-learning. Au nombre des universités internes spécialisées par métier de la SNCF, cette entité gère la formation des collaborateurs des services du système d’information. Elle a également pour mission de développer l’apprentissage en bureautique pour l’ensemble des 148 000 salariés des Épic (Établissements publics industriels et commerciaux) du groupe.

Dans cette optique, Campus SI a lancé, il y a un an, sa plate-forme d’apprentissage digital. La solution en ligne choisie, Onlineformapro, a été mise en concurrence avec une demi-douzaine d’autres offres. « La plupart des solutions proposées ne répondaient pas au cahier des charges », se souvient Isabelle Provillard, chef de projet ingénierie de formation au Campus SI. Par exemple, elles offraient peu d’autonomie aux responsables de la formation de chaque entité du groupe : « La plate-forme permet aux correspondants formation de gérer intuitivement les inscriptions des apprenants de leur entité. »

Du point de vue pédagogique, les modules de la solution proposent des simulations interactives. Tout au long de son parcours d’apprentissage, l’apprenant doit effectuer les manipulations demandées sur les logiciels bureautiques. Si le collaborateur ne parvient pas à réaliser l’opération demandée, un tutoriel lui indique la marche à suivre.

Côté technique, le paramétrage de la plate-forme n’a duré que quelques semaines. Le temps de mettre en place l’authentification unique des utilisateurs ou encore le système de facturation électronique qui n’édite les factures qu’à partir du moment où les formations sont entamées, sans nécessité de bon de commande.

Depuis son lancement, le programme d’e-learning affiche des résultats en demi-teinte. En 2016, 1 223 collaborateurs ont été formés. Parmi ceux-ci, 35 % ont réalisé un tiers du parcours et seuls 6 % ont suivi leur formation en intégralité. Des chiffres qu’Isabelle Provillard juge acceptables : « La plupart des apprenants n’ont pas besoin de suivre la totalité du parcours. Par exemple, dans une formation avancée sur Excel, le collaborateur peut choisir un module sur les tableaux croisés dynamiques sans forcément s’attarder sur les autres fonctions du tableur qu’il maîtrise peut-être déjà », illustre-t-elle. C’est d’ailleurs l’un des grands avantages du e-learning, rappelle la chef de projet : « Chacun peut se former à son rythme, sur ce qui l’intéresse. L’utilisateur de la plate-forme a la possibilité de chercher l’information dont il a besoin, quand il le souhaite et aussi souvent qu’il le veut durant l’année de validité de son inscription. »

Revers de la médaille, 58 % des 3 092 salariés inscrits ne se sont pas connectés une seule fois à la plate-forme. Les raisons invoquées par les intéressés ? D’après l’étude réalisée par Isabelle Provillard, l’impossibilité de dégager du temps pour se consacrer à l’apprentissage figure en première place des motifs de non-connexion. Viennent ensuite les conditions d’apprentissage défavorables, notamment pour les salariés travaillant en open space, et les blocages techniques.

Afin de mieux traiter ces difficultés, la responsable compte sensibiliser les correspondants formation à l’écoute et à l’accompagnement des apprenants. Elle envisage également de mettre à disposition des postes informatiques en libre-service pour faciliter l’accès à la plate-forme aux salariés ne disposant pas d’un ordinateur. Autre piste d’amélioration envisagée pour l’année 2017 : donner un nouveau souffle à la communication autour du dispositif d’e-learning. Lequel reste aux yeux d’Isabelle Provillard une solution de formation bien adaptée aux besoins de la plupart des apprenants. Le tout pour un coût quatre fois moins élevé que les sessions présentielles : « Dans un groupe comme le nôtre où chaque entité est tenue de maîtriser son budget, l’aspect économique revêt une importance particulière. »