Le numérique donne du grain à moudre à Nespresso. L’entreprise met à disposition des salariés (1 400 aujourd’hui), depuis 2013, un éventail de logiciels « conviviaux et pratiques » qui « accélèrent la communication et favorisent la transparence », affirme Hélène Gemähling. Selon la DRH France de cette filiale de Nestlé, il s’agit de s’ajuster aux besoins d’une population jeune, de 32 ans en moyenne.

Lancée il y a trois ans, l’application Blend Path, dédiée à la mobilité, marque une avancée significative sur le chemin de la digitalisation des RH. Centrée sur les parcours professionnels, elle a été conçue avec l’aide du studio de design et développement Lacompany. Disponible sur l’intranet de l’entreprise et accessible sur tablette, cette plate-forme répertorie les postes à pourvoir et propose une synthèse des compétences techniques et comportementales permettant d’y prétendre.

Un travail de cartographie des métiers a précédé la mise en place du logiciel. Pendant près de deux ans, les équipes RH associées à une soixantaine de salariés et de managers ont recensé les compétences nécessaires à l’exercice de chacun des 130 métiers de l’entreprise. Intégrées dans l’application, les descriptions de ce référentiel permettent aux intéressés de mieux comprendre comment ils peuvent évoluer au sein de l’organisation.

L’objectif ? « Rendre les collaborateurs davantage acteurs de la gestion de leur carrière, répond Hélène Gemähling. L’outil améliore la visibilité des salariés sur les métiers, les postes à pourvoir et les passerelles existantes, ainsi que sur les éventuelles formations à suivre pour acquérir les compétences demandées. »

Pour former ses équipes, Nespresso mise d’ailleurs sur l’apprentissage digital. En 2014, l’entreprise a créé un serious game dédié à la connaissance de la culture et de la production du café, « Blend Creator ». Ce jeu pédagogique, également développé par Lacompany, vise à familiariser, sur un mode ludique, le personnel au savoir-faire et aux métiers maison, de la production à la transformation du produit. « Nous développons également des modules d’e-learning transversaux consacrés à la sécurité, à la nutrition ou encore des supports d’apprentissage dédiés à des parcours métier tels que les conseillers clientèle ou les commerciaux », ajoute la DRH. Celle-ci considère d’ailleurs l’apprentissage électronique bien adapté à l’organisation décentralisée de l’entreprise, qui compte une quarantaine de boutiques dans l’Hexagone.

Au début de l’année 2015, c’est la gestion des entretiens individuels qui a, à son tour, été dématérialisée à l’aide d’une solution du groupe Nestlé. Collaborateurs, managers et département des ressources humaines retrouvent en ligne tous les documents afférents. « Nous disposons de beaucoup plus de visibilité pour piloter les campagnes annuelles. Relancer les retardataires est devenu très facile et l’on peut vérifier le stade de réalisation des entretiens dans chaque département ou pour chaque salarié », se félicite Hélène Gemähling.

Autre projet digital abouti en 2015 : le passage au format numérique de l’ensemble des dossiers du personnel. Toutes les pièces administratives (contrats de travail, bulletins de paie…) ont été scannées et archivées sur la plate-forme PeopleDoc. À ce jour, plus de 40 % des salariés ont opté pour la dématérialisation et peuvent accéder à leurs bulletins de paie électroniques ainsi qu’à leur dossier via un coffre-fort numérique où sont stockés leurs documents. La solution facilite les échanges entre gestionnaires et responsables RH. « Les RRH ne sollicitent plus les gestionnaires pour trouver des dossiers de salariés au format papier mais consultent directement sur écran les documents numérisés. »

La dématérialisation des titres-restaurant (Edenred), effective depuis l’année dernière, a aussi permis de gagner du temps : « Auparavant, une personne du service passait cinq jours par mois à répertorier les Tickets restaurant et à les distribuer. Avec le passage à la carte de paiement, elle n’y consacre plus qu’un jour par mois. »

Dans le domaine du recrutement, Nespresso joue également la carte du numérique. Après avoir décliné son site carrière en version mobile l’année dernière, l’enseigne utilise à présent la vidéo, notamment pour recruter des profils de conseillers de clientèle. Une présélection à distance des candidats, qui, là encore, permet aux chargés de recrutement de se dégager du temps et de réduire leur nombre de déplacements dans les boutiques en région.

À cet arsenal d’outils RH se sont ajoutés récemment un système de gestion des temps et des activités (Kronos), un outil de vote électronique pour les élections professionnelles (Elegio) et un réseau social d’entreprise. Une palette digitale très complète dont la mise en œuvre prend du temps, estime Hélène Gemähling. D’autant que la DRH s’attelle à convaincre son équipe de l’utilité et des bénéfices des projets numériques. Mais elle l’assure : « La fonction RH a un rôle clé à jouer pour proposer des services innovants aux collaborateurs. »