Respecter des horaires de travail raisonnables, éviter de planifier des réunions en fin ou en début de semaine, qui obligent les participants, notamment d’un autre continent, à voyager le week-end, ou bien avant 8 heures et après 18 heures… Autant de principes rappelés dans la charte pour l’équilibre entre activité professionnelle et vie personnelle, inspirée des quinze engagements établis par l’Observatoire de la parentalité en entreprise (OPE) et réajustés par un groupe de travail composé de managers opérationnels, de responsables ressources humaines et de directeurs de sites, comme celui de Salindres (Gard). « Je tenais à ce qu’il soit inscrit que l’e-mail n’est pas nécessairement une urgence, indique Jean-Luc Pujol, le directeur du site gardois. Au contraire, il permet une désynchronisation, on peut choisir son temps pour y répondre. »

Le projet a ensuite été présenté aux partenaires sociaux. L’initiative – française à l’origine et destinée aux 6 000 collaborateurs de l’Hexagone – a été généralisée à l’échelle mondiale du groupe : elle est à présent censée régir le comportement des 30 900 collaborateurs de Solvay.

Mais « il faut du temps et de la constance pour que ces principes, ces bonnes pratiques inscrites dans la charte, se traduisent dans la réalité », reconnaît Bruno Pluchet, responsable des projets ressources humaines de Solvay France. Le document a d’abord été diffusé en septembre 2015, puis envoyé individuellement à chaque salarié début 2016 en piqûre de rappel. La charte est à présent affichée dans chaque salle de réunion.

Car, non seulement l’objectif est d’aider les salariés à mieux concilier vie professionnelle et vie personnelle en revendiquant le droit à la déconnexion, mais aussi d’optimiser le temps, notamment celui passé en réunion. Des mesures sur un site industriel ont montré que les encadrants y passaient quasiment la moitié de leur temps…

« Les nouvelles technologies de l’information et de la communication ne sont pas responsables de tout, mais elles ont un impact car, quand les collaborateurs sont en réunion, ils n’ont pas le temps de traiter leurs e-mails. Et cela complique la gestion de leur temps par la suite », rapporte Bruno Pluchet. Par ailleurs, si, à l’inverse, les collaborateurs traitent leurs courriels pendant la réunion via leur smartphone, elle peut facilement traîner en longueur, car ils ne sont pas focalisés à 100 % sur l’ordre du jour.

Après la théorie, place à la pratique. Solvay France a mis en place, en avril 2016, un atelier expérimental composé de huit personnes de divers services, tels que les RH, les managers opérationnels, des salariés, de manière à enrichir le débat et à recueillir différents points de vue. Il est animé par la psychologue de l’entreprise en charge de la QVT et de la lutte contre les RPS. Le but est de réfléchir sur ses pratiques et sur les manières de les améliorer, pour le bien-être de tous. La formule devait être généralisée prochainement.

L’atelier, d’une durée de deux à trois heures, commence par un quiz sur l’usage des technologies par les salariés. Il leur est demandé s’ils consultent leur messagerie le week-end, s’ils envoient des courriels, si le temps de réunion prévu est en général respecté, s’ils se sentent parfois débordés par la masse d’e-mails, s’ils manquent de temps pour le travail de fond, etc.

Les principes énumérés dans la charte sont ensuite rappelés, par exemple : « Limiter le nombre de participants, de réunions et leur durée au strict nécessaire ». Et enfin, des astuces pour éviter de se laisser déborder par la technologie sont délivrées. « Il s’agit de se donner des objectifs d’organisation comme le fait de consacrer le matin une heure à la gestion de ses e-mails pendant une plage donnée, puis une heure en fin de journée, par exemple », illustre Bruno Pluchet.

L’attitude à éviter à tout prix est de consulter sa messagerie en permanence, car la concentration sur une nouvelle tâche demande ensuite du temps. Ce qui plombe la productivité.