Le CHRU de Montpellier, qui emploie 8 500 agents (auxquels s’ajoutent les médecins), s’est lancé dans une rénovation en profondeur de sa gestion des ressources humaines. L’objectif : « Réduire les tâches administratives pour nous concentrer sur les missions où notre plus-value est la plus grande : l’accompagnement professionnel et social des agents, le repérage et le suivi des potentiels, le soutien apporté aux cadres… », affirme Guillaume du Chaffaut, directeur des ressources humaines et de la formation du CHRU.

L’un des premiers moyens engagés il y a deux ans a été la création d’un espace collaboratif, le Kiosque RH, sur l’intranet hospitalier. Il décharge la DRH – qui emploie 80 personnes – d’une multitude de tâches administratives à l’origine d’une volumineuse paperasse. Ce n’est qu’un élément d’un changement plus vaste, qui passe par le déploiement d’un nouveau SIRH.

Conçu et développé par Maincare Solutions, qui a conclu un partenariat avec l’établissement montpelliérain pour en faire son site pilote, le Kiosque RH est en service depuis 2014. Les agents y ont accès depuis les postes informatiques du CHRU avec leur matricule et leur mot de passe. À ses débuts, la nouvelle application a offert la possibilité aux agents de faire des demandes ou de transmettre des informations : changement d’adresse ou de RIB, modification dans le temps de travail, par exemple, ou encore ce qui concerne leur carrière.

La DRH y publie également les bulletins de salaire le jour de la paie (ils y restent disponibles en permanence), avant de les envoyer sous format papier quelque temps après. Le Kiosque RH enregistre jusqu’à 2 000 connexions le jour de publication des feuilles de paie. Et, progressivement, la gestion administrative de la DRH s’est trouvée allégée d’appels téléphoniques et de papiers divers. Sans que cette diminution ait encore été évaluée.

En 2016, l’offre de l’espace collaboratif s’est élargie à deux éléments clés. Le premier est la notation, qui reste de règle dans la fonction publique hospitalière. Depuis le début du mois de juin, les services centraux et deux DRH de site expérimentent sa dématérialisation. Une simplification majeure. « Environ 7 500 titulaires sont notés chaque année par leur supérieur hiérarchique. Il fallait plusieurs allers-retours entre les cadres et la DRH pour trier, valider, enregistrer la fiche de notation “papier” de chaque agent et lui donner ensuite accès à sa note, qu’il peut contester. Un enjeu très sensible, car sa carrière en dépend », souligne Guillaume du Chaffaut.

Désormais, le cadre saisit directement la fiche sur le kiosque RH, qui facilite son cheminement et permet, au terme du circuit, que l’agent y ait un accès direct. Le lancement de cette fonctionnalité a nécessité, en amont, des séances de formation pour les cadres, dispensées en interne. Après une période de test, il est prévu de généraliser ce dispositif en 2017. Il en est attendu une économie notable.

Deuxième élément : depuis juillet dernier, l’ensemble des emplois vacants, accompagnés de leur fiche de poste, est publié sur le kiosque. Cela permet une mise à jour à tout moment et, surtout, ouvre la possibilité à tous les agents de poser leur candidature en ayant connaissance des exigences et des contraintes du poste. L’intérêt essentiel est d’encourager la mobilité interne. Auparavant, l’hôpital se contentait de publier sur l’intranet toutes les trois semaines un tableau des postes ouverts aux recrutements.

« Cela devrait développer une culture de la mobilité, favoriser la montée en compétences des agents, mais aussi renforcer le collectif et la solidarité, plaide Guillaume du Chaffaut. En changeant de poste, de service ou de site, on découvre des réalités différentes. » De fait, en plus de la simplification radicale des procédures, l’un des effets espérés de l’outil est un relatif décloisonnement des services, grâce à une meilleure circulation des personnes.

La DRH a mené une campagne de communication auprès des agents en juin-juillet pour les informer de la marche à suivre quand ils souhaitent postuler à un emploi. Par ailleurs, pour que tous aient un égal accès à la plate-forme, elle s’efforce d’équiper en informatique ceux qui en sont privés à l’hôpital, en particulier le personnel moins qualifié. L’équipe de bionettoyage des locaux hospitaliers, par exemple, dispose depuis peu d’ordinateurs dans sa salle de repos.

Prochaine étape : l’accès au kiosque depuis l’extérieur du CHU, programmé en 2017, afin que les agents puissent consulter à tout moment leur dossier depuis chez eux, connaître leur note, poser une candidature, etc. Tous les efforts du service informatique de l’hôpital et de Maincare sont consacrés à la sécurisation du dispositif.

Le centre hospitalier est loin d’avoir exploité tout le potentiel de cet outil. Selon Rémy Delaire, chef de produit chez Maincare, il comporte quatre briques : le circuit des demandes (qui va du changement d’adresse au renouvellement du CDD), les demandes de stages et leur traitement, les recrutements et la mobilité, et enfin les concours (publication, inscription des candidats…). « Cela permet aux agents d’être autonomes dans la gestion de leur dossier et de leur carrière. Et cela fiabilise les informations », estime Rémy Delaire.

Cependant, dans un milieu hospitalier encore frileux, l’établissement montpelliérain demeure à la pointe sur ce sujet. « La fonction publique hospitalière a quelques décennies de retard en informatique de gestion, alors que l’informatique médicale est très développée, commente Marc Dumon, délégué régional de l’Association nationale pour la formation permanente du personnel hospitalier (ANFH) en Provence-Alpes-Côte d’Azur. Les établissements qui rechignent à dématérialiser invoquent le plus souvent des questions de sécurité, mais aussi des systèmes de décision assez lourds liés à une chaîne hiérarchique complexe. »