Avec 77 % de participation à ses élections DP et CE de novembre 2015, la direction de la banque Sfil (400 salariés) est totalement satisfaite d’être passée au vote électronique. Elle a souhaité le mettre en place pour deux raisons principales : « Alléger l’organisation des élections et offrir à nos salariés une solution de vote adaptée à leurs contraintes quotidiennes, résume William Le Prado, directeur des relations sociales, et en supprimant tout risque d’erreurs. » Un autre enjeu était bien sûr de maintenir un taux élevé de participation.

La direction a pris soin de ne pas précipiter les choses. Pour les premières élections professionnelles de la Sfil, créée en 2013 sur les décombres de Dexia, la nouvelle banque d’investissement 100 % publique a préféré garder un vote physique. « Après la création, il nous semblait important de marquer ce moment démocratique autour des urnes, explique Sabine Michel-Durand, déléguée syndicale FO, et nous avions d’ailleurs obtenu 80 % de participation. »

En 2015, quand la question du vote électronique s’est posée à nouveau, la direction a convaincu les syndicats qui, bien que favorables sur le principe, craignaient de perdre un temps fort dans la vie de l’entreprise. « Nous étions attachés à la dimension symbolique du vote physique, et à ce moment d’effervescence où l’on rencontre les salariés, rapporte la déléguée FO. Mais nous étions aussi conscients de la lourdeur d’organisation de ces élections, et le fait de pouvoir ouvrir le vote pendant une semaine nous a fait pencher pour la solution électronique. »

Restait à trouver un prestataire. Après l’appel d’offres et l’audition de deux opérateurs, la direction a retenu Docapost, un choix validé par les organisations syndicales à l’été 2015. « Très au fait des règles de sécurité et de confidentialité, appartenant au groupe La Poste, c’est le prestataire qui nous a paru le plus sérieux et le plus rassurant », précise William Le Prado. Le vote électronique est en effet soumis à une réglementation stricte, dictée par le Code électoral, le Code du travail et la Cnil. Les aspects techniques sont également importants, notamment l’accès sécurisé à la plate-forme de vote, le cryptage des données et la disponibilité du système d’information en cas de forte affluence. « Notre plate-forme hébergée en France permet un accès sécurisé en mode SaaS 24 h/24, et nos systèmes d’information sont régulièrement audités par des experts », précise Stéphane Ingrassia, directeur marketing et communication de Docapost. « Le chef de projet Docapost a établi un calendrier et nous a accompagnés tout au long du processus, ce qui nous a permis de ne rien oublier », ajoute William Le Prado, qui a suivi une formation à distance d’une demi-journée.

Le prestataire vérifie le contenu de l’accord préélectoral et la conformité des listes, paramètre la plate-forme de vote, envoie les identifiants et le matériel de vote par courrier papier ou par e-mail sécurisé, est présent dans l’entreprise à l’ouverture et à la fermeture du scrutin et édite un procès-verbal. Le coût de la prestation est de quelques euros par collaborateur. « Nous proposons aussi des formules hybrides associant vote par correspondance, ou vote en présentiel, indique Stéphane Ingrassia, et nous avons déjà organisé des élections avec 1,5 million de votants. »

« Pour que cette première expérience soit un succès en termes de participation, nous avons déployé une large communication interne dès septembre, soit deux mois avant le scrutin », rapporte le directeur des relations sociales. Chaque semaine, des informations sur l’organisation des élections et sur l’importance de participer étaient adressées aux salariés via l’intranet. Les professions de foi des candidats ont été envoyées par courrier postal et par e-mail, et mises à disposition sur des présentoirs à différents endroits dans l’entreprise. Quinze jours avant l’échéance, une réunion a permis de répondre aux dernières questions des collaborateurs, notamment sur la confidentialité. « Cela a été fluide, on a repris quasi à l’identique notre accord préélectoral, et les salariés se sont bien mobilisés ; il s’agit d’une population jeune et rodée aux usages du numérique », ajoute la déléguée FO.

Les élections, lancées par une cérémonie d’ouverture du scrutin en présence des organisations syndicales, ont duré une semaine, du mardi au mardi. Chaque électeur devait se connecter à la plate-forme depuis n’importe quel ordinateur, entrer son identifiant, choisir le scrutin – DP, CE, titulaire, suppléant –, cliquer sur les candidats de son choix, et valider avec sa clé de vote pour recevoir un accusé de réception. « Plus besoin d’urnes, d’isoloirs, ni de mobiliser six collaborateurs une journée entière pour tenir les bureaux de vote, souligne William Le Prado. Et le dépouillement automatisé a été réalisé en 30 minutes ; c’est un formidable gain de temps sur tous les aspects logistiques. » Le directeur des relations sociales envisage de réitérer l’expérience pour les prochaines élections professionnelles en 2019. Il n’aura plus besoin de passer par un accord d’entreprise : la loi Travail dispose que le vote électronique peut être décidé par l’employeur.