Nouveaux plafonds de la Sécurité sociale, évolution des cotisations, application des NAO… En début d’année, la saison du reparamétrage des logiciels de paie bat son plein. L’occasion pour les employeurs de s’interroger sur la fiabilité de leurs procédures. La question se pose d’autant plus si aucune documentation n’explique les règles de calculs, et de gestion applicables dans l’entreprise. Une situation courante, si l’on en croit Olivier Laurent, directeur général du cabinet de conseil Althéa : « Régulièrement, nous avons affaire à des sociétés où personne ne connaît le contenu exact de la paie. Et je parle de grandes entreprises, pas de PME. » Un sondage Ifop mené à l’automne dernier(1) révèle d’ailleurs qu’un salarié sur trois a déjà constaté une erreur dans son bulletin de salaire.

Il existe pourtant un puissant levier pour fiabiliser les processus : le référentiel de paie. Aussi appelé “bible” ou “livre blanc”, ce dispositif décrit précisément les modalités de la paie. Matérialisé sous forme de fichier Word, de base de données ou de documentation en ligne, il détaille par exemple les différents taux de cotisations et barèmes applicables à chaque catégorie de personnel. « Le livre blanc est la traduction opérationnelle du droit du travail, de la convention collective ou encore des accords d’entreprise. Les règles techniques y sont expliquées en langage courant », résume Sylvie Atienza, directrice rémunérations et avantages sociaux de MHCS (Moët Hennessy Champagne & Services).

Le recueil de procédures inclut les principes qui servent ensuite de base au paramétrage du logiciel de paie. « Les entreprises profitent souvent d’un changement de solution informatique pour se réapproprier leur réglementaire », note Olivier Laurent. C’est le cas de MHCS qui, avec l’aide d’Althéa, a mis en place un référentiel au format électronique avant d’acquérir son nouveau logiciel de paye en 2013. Même mode opératoire chez Etam (prêt-à-porter et lingerie) : l’entreprise a recensé toutes ses pratiques et ses procédés de rémunération dans deux livres blancs au format Word. « L’un des documents contient les règles opérationnelles et sert à expliquer la paie aux gestionnaires, l’autre décrit les paramétrages du logiciel en termes informatiques », explique Samuel Le Metayer, directeur des affaires sociales et responsable de la paie.

Les référentiels de paie, des outils longs à mettre en place ? Le temps nécessaire pour les réaliser varie en fonction de la taille de l’entreprise. Chez MHCS (2 300 paies mensuelles auxquelles s’ajoutent celles de 4 500 vendangeurs saisonniers), le projet a mobilisé à temps plein deux collaborateurs du service paie pendant deux mois et demi. L’occasion de simplifier les procédures, selon Sylvie Atienza : « Au fur et à mesure des accords négociés, notre réglementaire était devenu très complexe. Grâce au livre blanc, nous avons optimisé et unifié nos processus de paie, sans impact sur les salariés. Par exemple, nous avons créé un seul plan de rubriques de paie pour les sociétés réunies Moët & Chandon et Veuve Clicquot Ponsardin. »

Le référentiel, en ligne chez MHCS et au format Word chez Etam, est devenu le compagnon idéal des gestionnaires de paie. Il permet d’harmoniser les pratiques et de partager les expertises suivant un tronc commun. Le support de documentation facilite aussi le transfert de connaissances. Les deux entreprises l’utilisent notamment pour former les nouveaux collaborateurs de l’équipe de paie : « Avec l’outil, chacun peut comprendre les droits, les bénéficiaires et les méthodes de calcul appliquées dans chaque rubrique », commente Samuel Le Metayer.

Les informations sont partagées, et non plus détenues seulement par quelques personnes expertes. Ce qui limite les risques d’amnésie liés au départ des collaborateurs : « Avant la mise en place de notre livre blanc, nous ne disposions d’aucun document écrit sur la paie. Tout reposait sur les usages, les accords et la mémoire des gestionnaires », se souvient la directrice rémunérations de MHCS.

Mais, pour être utile, la mémoire écrite de la paie doit être entretenue et rafraîchie. Selon Julien Plessis, directeur groupe social de Lowendalmasaï (cabinet de conseil en management des coûts), il est essentiel de faire vivre le référentiel : « Un livre blanc qui n’est pas actualisé ne sert à rien. Et un outil trop contraignant à mettre à jour finit par ne plus être utilisé. » Les règles d’actualisation doivent donc être drastiques. L’idéal : désigner un ou plusieurs garants du contenu et de la diffusion des dernières versions aux personnes concernées. « Les tâches d’actualisation doivent être intégrées à la définition de fonction du collaborateur », insiste Sylvie Atienza. Laquelle a d’ailleurs modifié l’organisation de son service et distingué l’activité opérationnelle, qui émet les bulletins de salaire, de la “post-paie”, incluant la mise à jour du livre blanc, le paramétrage des cotisations et les relations avec les organismes sociaux.

De son côté, Olivier Laurent conseille de coupler chaque actualisation du référentiel à celle du système de paie. « Même si c’est assez fastidieux, il est préférable de s’astreindre à une révision annuelle du document. Le début d’année étant la période propice pour l’effectuer, juste après les négociations annuelles ou les lois de financement de la sécurité sociale », indique Samuel Le Metayer. L’heure est donc venue de réviser sa bible de paie. Ou de la créer.

Un référentiel partagé et actualisable sur Internet : c’est la solution choisie par Sylvie Atienza de préférence à un livre blanc au format Word, complexe à faire vivre par plusieurs gestionnaires. « Le fait que ce soit une base de données accessible en ligne a été un élément décisif dans notre décision de mettre en place un livre blanc », note la directrice des rémunérations de MHCS.

La solution en mode SaaS, proposée par le cabinet Althéa, réunit l’ensemble des règles de paie applicables à l’entreprise. Chaque expert de la paie accède de façon sécurisée à son périmètre de gestion. Il retrouve sur la plate-forme toutes les rubriques qui le concernent et peut consulter les accords d’entreprise, les conventions ainsi que les usages en documents joints aux procédures. L’outil gère les validations des modifications du recueil et retrace l’historique des évolutions pour chaque règle. Selon Sylvie Atienza, la facilité d’utilisation du logiciel, « agréable à consulter, notamment grâce à des filtres de recherche », plaide aussi en sa faveur.