Exit le bureau individuel, les rangements, le disque dur et le téléphone fixe associés, ainsi que la table de réunion pour les managers. Depuis septembre 2015, les personnels de la DRH groupe d’Engie choisissent chaque matin un espace de travail, participatif ou silencieux en fonction de leurs besoins, et retrouvent leurs dossiers numérisés via le cloud.

Un bouleversement assumé, « pour passer d’une culture traditionnelle à une culture digitale, collaborative et ouverte, résume Olivier Ghienne, directeur de la performance et de la prospective RH. Henri Ducré, le DRH groupe, souhaitait une filière RH exemplaire, capable de prendre des risques pour mieux accompagner les transformations rapides du business ». Au printemps 2014, naît le projet « travailler autrement », qui intègre aussi un volet bonheur au travail, pour faire écho à la démarche globale sur le bien-être, déployée parallèlement dans l’ensemble du groupe.

D’emblée, le diagnostic effectué par la société Colliers sur les espaces existants remet en cause la pertinence des bureaux individuels : ils sont occupés en moyenne à 50 % seulement (sur une période quatre semaines), avec un pic à 71 % et un taux de 6 % pour les tables de réunion dans les bureaux des managers. En novembre 2014, le comité de direction de la DRH groupe donne son feu vert, non pas pour une expérimentation partielle, mais pour une généralisation de la démarche à tous les services RH du siège.

Par groupe de 12, durant un mois, les 160 collaborateurs concernés vont plancher sur les constats, exprimer leurs espoirs et leurs craintes, avant une restitution en plénière en janvier 2015. Onze thèmes émergent alors, tels que la gestion du papier, le mobilier, les salles de réunion, la communication, les règles de vie ou encore le travail des assistantes… Débouchant sur autant de groupes de réflexion, ouverts aux volontaires, appuyés pendant plusieurs mois par l’équipe projet et par la société Mobilitis, retenue pour la conception et la construction des nouveaux espaces. Un comité “utilisateurs” d’une quinzaine de personnes se rend aussi aux Pays-Bas pour visiter les locaux avant-gardistes de la DRH de la banque ING.

Sur la base des préconisations du prestataire et des groupes de travail, le projet prend forme. Achevés à l’été 2015, les nouveaux locaux détonnent : espaces de travail collectifs, salle de sieste à chaque étage, salles dédiée au silence (façon bibliothèque), bulles de confidentialité ou encore “place du village” pour les événements conviviaux. Chacun s’installe où il le souhaite, en fonction de l’ambiance qu’il recherche, sur un poste de travail réglable en hauteur. La plupart des documents ont été digitalisés, un petit casier individuel est dédié aux affaires personnelles, ainsi qu’un placard mutualisé pour quelques dossiers majeurs. Subsistent en outre quelques téléphones fixes, notamment pour transférer les appels et répondre aux demandes RH des salariés et retraités.

« Depuis septembre dernier, le ressenti est positif, assure Olivier Ghienne. Certains salariés peuvent être déroutés par des changements d’emplacement quotidiens, d’autres sont ravis, mais tous sont fiers d’être engagés dans un projet innovant, qu’ils ont façonné en grande partie, et de travailler dans de beaux espaces de qualité. De plus, ils se connaissent mieux les uns les autres. » Un décloisonnement confirmé par Jacques Mouton, coordonnateur CFDT, qui évoque « une démarche salutaire, même si elle nécessite des ajustements. Le projet n’est pas figé et a déjà commencé à évoluer en fonction des remontées, ce qui est appréciable. Nous allons lancer une enquête ce mois-ci pour avoir les retours des utilisateurs et identifier les points à améliorer ».

« Un tel projet au niveau d’une DRH groupe est audacieux, avec de réels efforts de concertation, contrairement à une expérience précédente à la DSI, assure, de son côté, Nicolas Blanc, DS CFE-CGC du siège. Mais c’est à l’environnement de s’adapter aux besoins des salariés, pas l’inverse, et les espaces dynamiques ne suffisent pas à changer les mentalités ni les modes de management. » C’est ce qui a poussé Engie à solliciter l’accompagnement de la société D-Sides, plusieurs mois avant l’emménagement : « Nous avons proposé des ateliers numériques, mis en débat le travail et son organisation, initié de nouveaux projets, raconte Olivier Charbonnier, son cofondateur. Nous nous attachons maintenant à faciliter la transformation de l’activité elle-même, en explorant avec les équipes ce que le digital peut apporter ou au contraire fragiliser. Cela prend du temps, car ce choix suppose que la ligne managériale quitte la prescription et le contrôle et prenne sa part de risque, en acceptant que l’aléa est indissociable des exigences de collaboration, d’agilité et d’innovation requises. »

« L’appropriation managériale est une priorité pour inventer de nouvelles méthodes de travail », confirme Olivier Ghienne. Un observatoire externe a été mandaté pour objectiver les évolutions.

Activité

Gaz, électricité, services à l’énergie.

Effectif

152 900 salariés.

Chiffre d’affaires

74,7 milliards d’euros en 2014.