Fin 2011, la DRH de GDF-Suez (le groupe compte 152 900 collaborateurs) décide de structurer le processus de gestion de l’intérim. Les premiers objectifs sont d’assurer un meilleur suivi des coûts et de sécuriser les aspects réglementaires. C’est-à-dire de limiter les risques juridiques tels que la requalification du contrat de travail, les amendes pour non-respect du délai de carence, etc.

« Auparavant, la gestion de l’intérim était décentralisée dans les différents services, les demandes se faisaient par e-mail ou sur un imprimé papier qui circulait au fil des validations, sans réelle garantie de suivi ni de respect des délais », reconnaît Muriel Ragonez, responsable du centre d’expertise intérim, appartenant à la direction des services partagés de l’entreprise.

L’idée est de supprimer le papier et de fiabiliser le processus. La DRH du groupe énergétique – rebaptisé Engie en 2015 – cherche alors un outil complet pour gérer le processus d’intérim depuis l’émission du besoin par un service fonctionnel jusqu’à la fin de la mission, en passant par la commande. La solution doit aussi permettre de contrôler les factures et d’assurer le reporting.

Le choix d’Engie se porte sur Pixid, plate-forme de gestion de l’intérim en mode SaaS, née en 2004 de l’alliance des trois entreprises de travail temporaire leader du marché : Adecco, Manpower et Vediorbis, absorbé depuis par Randstad. Celle-ci permet aux entreprises utilisatrices et fournisseurs de travail temporaire d’administrer par Internet toutes les étapes du processus de gestion des missions. Pixid se charge également de l’archivage des contrats de travail temporaire pendant dix ans dans des coffres-forts électroniques.

L’outil est déployé dès 2012 au siège d’Engie, qui va ainsi servir de site pilote pour gérer 250 ETP intérimaires dans tous les métiers tertiaires, du conseiller clientèle au cadre des fonctions support, avant d’être étendu aux filiales du groupe. C’est chose faite en 2014 chez le spécialiste de l’efficacité énergétique Cofely Ineo (désormais Engie Ineo, 15 600 collaborateurs). Dans les autres activités du groupe (gaz, électricité…), où le déploiement se poursuit, le recours à l’intérim représente plusieurs milliers d’ETP.

Désormais, lorsqu’un responsable fonctionnel souhaite remplacer une absence ou faire face à un pic d’activité, il remplit un formulaire en ligne de demande d’intérim, en y renseignant notamment le métier et le degré d’urgence de la mission. Après validation par un manager, le service RH complète le volet juridique et étudie les candidatures proposées par les sociétés de travail temporaire. « Tout est dématérialisé, il n’y a plus de suivi des intérimaires sur tableurs, ce qui garantit le respect du délai de carence entre deux missions, tandis que la signature électronique permet de respecter le délai légal d’acceptation en 48 heures du contrat de mise à disposition », précise Muriel Ragonez. En recourant à Pixid, le groupe a également pu se constituer un vivier de compétences, car la plate-forme permet de conserver l’historique des missions pendant deux ans. « Les responsables fonctionnels sont en mesure de noter la qualité de la mission », ajoute Muriel Ragonez, ce qui autorise la recherche de compétences spécifiques.

La dématérialisation permet à l’ensemble des services, jusqu’au contrôle de gestion, de superviser le bon déroulement des missions. Pour les achats, l’intérêt réside dans le respect des référencements et des coefficients de rémunération négociés avec les quelque 380 sociétés de travail temporaire. Pour sa part, la DRH d’Engie, qui utilise l’ensemble des fonctionnalités de la plate-forme, apprécie particulièrement la fonction permettant aux intérimaires de saisir eux-mêmes leurs relevés d’activités. Derniers points forts : « Pixid permet, en un clic, de consulter les CV, de générer un bilan social, de suivre les entrées et sorties de personnel », termine Muriel Ragonez.