Ils choisissent leurs horaires librement. Comme dans plusieurs magasins de l’enseigne Leclerc, les employés de caisse de l’hyper de Saint-Médard-en-Jalles (structure indépendante) personnalisent leur planning, trois semaines à l’avance. La particularité de ce centre commercial situé en région bordelaise tient à sa taille. Avec ses 500 salariés, dont 110 caissiers, et une superficie de 13 000 mètres carrés, le point de vente compte parmi les poids lourds du distributeur.

Les heures et les jours d’affluence se suivent mais ne se ressemblent pas à la soixantaine de caisses du magasin. Disposer des ressources humaines au bon moment pour répondre aux variations des flux de clientèle, tel est l’enjeu pour Nelly Dautry, responsable du service des caisses. Auparavant, les équipes de caissières travaillaient suivant des horaires fixes et tournants. « Ces cycles de trois à quatre semaines, trop rigides, ne répondaient plus à nos besoins », indique-t-elle. Afin d’y remédier et, par la même occasion, d’alléger les contraintes organisationnelles du personnel de caisse, la manager a mis en place le “libre choix” des horaires, il y a une dizaine d’années.

Le mécanisme répartit les horaires de travail des salariés de manière transparente en tenant compte de leur organisation personnelle. Le principe ? Les salariés s’inscrivent une fois pour toutes dans le groupe horaire de leur convenance. Les ensembles existants, une quinzaine, prennent en considération les particularités contractuelles telles que les temps de travail (30, 32 ou 35 heures hebdomadaires). Suivant les préférences des salariés, les groupes offrent de multiples configurations possibles d’emplois du temps. Exemple, les collaborateurs appartenant au groupe des 35 heures peuvent choisir entre trois et quatre horaires différents, matin ou après-midi, et entre des jours de congés fixes ou variables.

Autant de paramètres rendent complexe la planification des équipes. Seule la mise en place d’un système de gestion de temps a rendu possible le libre choix des horaires. Mais, même automatisée, l’élaboration de plannings peut s’avérer très fastidieuse. « Avec le précédent logiciel, la gestion des horaires nous prenait énormément de temps », témoigne Corinne Bracke, adjointe de la responsable des caisses, en charge des plannings. Depuis quatre ans, elle utilise la suite logicielle eTemptation, éditée par Horoquartz, qui lui facilite nettement la tâche. Cette solution, déjà installée dans le supermarché pour le pointage des salariés en rayon, a remplacé une technologie moins récente. Pour la responsable des plannings des caissières, la plate-forme actuelle simplifie l’affectation des ressources humaines disponibles en fonction des fluctuations d’activité. Le logiciel, « ergonomique et assez simple d’utilisation une fois que l’on en a compris la logique », permet de planifier les absences prévisibles (congés, récupérations…) et de réagir rapidement à l’absence imprévue d’un collaborateur.

L’application automatise la création des cycles horaires. Il apporte une aide précieuse dans la gestion des temps des employés aux postes “périphériques” (accueil, “Manège à bijoux”…) qui travaillent suivant un rythme cyclique. « Nous n’avons plus de resaisies manuelles à effectuer grâce au logiciel. La planification, fluidifiée et fiabilisée, est aujourd’hui beaucoup plus rapide », estime Corinne Bracke.

Dernier motif de satisfaction selon Nelly Dautry : « Le système du libre choix des horaires fait l’unanimité des employés, parties prenantes dans la réalisation des plannings. » Le processus, transparent, individualisé et équilibré, contribue de la sorte à motiver les équipes.

Activité

Grande distribution.

Effectif

500 salariés.

Chiffre d’affaires 2014

150 millions d’euros.