Avant 2014, les achats de formation du groupe Thomson Reuters (plus de 50 000 personnes à travers 93 pays dont 2 400 journalistes pour la rédaction) étaient gérés par le service achat en partenariat avec le service des ressources humaines. Le service achat avait mis en place des accords-cadres avec les principaux organismes de formation, qui assuraient 80 % des besoins.

Mais ce fonctionnement s’est finalement avéré problématique : « Les accords-cadres étaient basés sur des engagements de volume, ceux-ci étant difficilement atteignables, limitant donc les remises ou économies sur nos dépenses de formation, explique Nikola Petrovic, sourcing manager de Thomson Reuters. Une négociation au cas par cas n’était pas envisageable, puisque nos ressources étaient limitées pour une tâche chronophage à faible gain. »

« Il n’était ni productif ni pertinent de continuer à affecter autant de temps sur le sourcing des 20 % d’organismes de formation hors accord-cadre, ajoute Sandrine Lancet, consultante RH Thomson Reuters. D’une part, nous n’avions pas le temps matériel d’interroger suffisamment d’organismes pour avoir une vision réelle du marché. D’autre part, nous n’étions pas en position de négocier les meilleures offres. »

En décembre 2014, le groupe mondial d’information a choisi de centraliser et de concentrer ses achats de formation auprès d’un seul partenaire. Il a donc lancé un appel d’offres pour un engagement sur trois ans, et a sélectionné La Centrale de Formation. Cette filiale de la société d’externalisation de la formation Dévelop’Invest est une centrale d’achats mettant à disposition « des solutions améliorant les performances des services formation dans les entreprises », explique Stéphane Martin, directeur de Develop’Invest : mutualisation des achats de formation, sourcing spécialisé, solutions informatiques de gestion de devis, commandes et consultations de marché. Depuis un an, la Centrale de formation effectue le sourcing (consultations, appels d’offres) et donne ses recommandations (trois prestataires au minimum sont présentés) au service formation, qui « reste seul décideur des organismes qui vont dispenser les formations », précise Sandrine Lancet.

L’entreprise y voit trois avantages. Tout d’abord, les collaborateurs bénéficient d’un choix de programmes de qualité, qui est le résultat d’un véritable sourcing. Ensuite, cette nouvelle organisation permet au groupe, selon Nikola Petrovic, de « réduire nos coûts de formation de manière quasi immédiate en nous appuyant sur des leviers de négociation plus forts, notamment les volumes, tout en maîtrisant la qualité. L’attractivité coût est un véritable argument de décision ». Enfin, du point de vue du service formation, Sandrine Lancet complète le propos en indiquant que « La Centrale de Formation facilite le paiement des organismes en regroupant sur une seule et même facture les coûts de toutes nos formations ». « La prestation fournie repose sur un engagement qualité, le fait de travailler avec un interlocuteur unique et des prix négociés », résume Stéphane Martin.

Les entreprises qui utilisent les modalités d’externalisation de la gestion de la formation proposées par Develop’Invest (gestion administrative, financière…) paient cette prestation sur la base de la définition d’un coût fixe : nature des services rendus, nombre de salariés concernés… La Centrale de Formation se rémunère sur les marges qu’elle négocie auprès des prestataires. Plus la masse d’achats est importante et plus les gains sur les marges peuvent être forts. À ce jour, selon Stéphane Martin, 17 entreprises utilisent les services de La Centrale de Formation de Develop’Invest pour un montant d’achats cumulés de 2,3 millions d’euros.