L’obligation de mettre en place une base de données économiques et sociales (BDES) est entrée en vigueur le 14 juin 2014… Axa France était dans les temps, puisque la BDES de l’assureur était prête deux jours avant. Pour mener le projet en temps et en heure, il n’y a pas eu de négociations ou de travail en commun avec les partenaires sociaux ; seules les équipes de la DRH ont œuvré sur le sujet.

L’assureur a décidé de faire simple, et de coller aux textes officiels. « Tous les documents que nous produisons ont pu être classés selon les thèmes proposés dans le décret. Parfois, l’hésitation était possible, mais la recherche étant très intuitive, consulter deux rubriques différentes pour trouver un document ne constitue pas une réelle perte de temps, puisqu’à chaque fois, trois clics suffisent », explique Didier Aujoux, directeur finance, performance RH et administration du personnel d’Axa France.

D’un point de vue informatique, Axa France a également fait simple. La base de données économiques et sociales a été insérée dans le portail Axa One, l’intranet social mis en place en 2012. Concrètement, une rubrique BDES est visible dès l’écran d’accueil, et un identifiant, attribué à chacun des salariés titulaires d’un mandat, est requis pour aller plus loin.

L’outil de gestion des documents qui constituent la BDES a été développé par les équipes informatiques de l’assureur. « La plus grosse partie du travail a consisté à charger dans la BDES tous les documents que nous mettons à disposition des partenaires sociaux. Nous avons reconstitué un historique », explique Didier Aujoux.

« Tous les documents présentés en CE ou en CCE, ainsi que ceux qui vont être utilisés en séance, sont mis en ligne dans la BDES. Les informations disponibles sont archivées par réunion, mais aussi par thème », poursuit-il. « Je reçois ma convocation aux séances de CCE par mail, et dans ce mail figure un lien qui m’amène directement dans la BDES, à la rubrique de la séance en question, dans laquelle sont mis à disposition tous les documents auparavant envoyés par courrier », détaille Eddy Vanoverschelde, délégué syndical central CFDT, élu au CCE. Pour le moment, ces documents sont encore adressés en pièce jointe du mail de convocation.

Avec dix-huit mois de recul, le bilan est satisfaisant du point de vue de Didier Aujoux : « La BDES, c’est un super-archivage numérique. À la direction des relations sociales, nous avons aussi des identifiants, et cet outil nous sert beaucoup. De plus, nous avons ainsi les mêmes références que les élus. Axa France ne fait pas de rétention d’information avec les partenaires sociaux et communique beaucoup. L’enjeu de la base de données économiques et sociales n’était donc pas, pour nous, de mettre à disposition de nouvelles données mais plutôt de les classer. D’expérience, nous savons que, lorsqu’un outil est complexe, les gens ne l’utilisent pas. Nous avons donc fait le choix de la simplicité. »

Eddy Vanoverschelde fait lui aussi le constat que la BDES facilite les réunions de CCE, mais, en dehors de cette situation, il est plus dubitatif sur l’utilité de ce nouvel outil : « Quand on est dans la BDES, ce n’est pas forcément évident de s’y retrouver. Pour tous les aspects de gestion des documents autour des CCE, c’est un outil vraiment pratique. En revanche, je ne trouve pas que ce site soit assez ergonomique. J’ai besoin de pouvoir aller chercher les informations disponibles autrement que par le seul chaînage des réunions de CCE, et, pour l’instant, alors que j’ai pris mon mandat en juin cette année, je ne m’y retrouve pas. »

Selon Didier Aujoux, rien d’alarmant, cependant. Il faut seulement donner du temps aux partenaires pour qu’ils s’approprient progressivement la BDES.

Activité

Assurance.

Effectif monde

161 000 salariés.

Chiffre d’affaires monde 2014

92 milliards d’euros.