Exit la griffe manuscrite, BPCE opte pour le clic engageant. Sur le point d’être généralisée dans le réseau de la Banque Populaire et des Caisses d’épargne, la signature électronique du contrat de travail a d’abord été mise en œuvre, début 2015, dans les Caisses d’épargne de Picardie, d’Auvergne-Limousin ainsi que dans la maison mère du groupe, BPCE SA.

Le principe est simple : le candidat à l’embauche reçoit un courrier électronique dans lequel figure un lien vers son contrat de travail. En un clic sur un bouton, le futur embauché peut signer le document bureautique, fichier qui n’est pas modifiable. Le signataire reçoit un code sur son téléphone portable afin de s’authentifier en ligne. Il a également la possibilité de refuser de valider le contrat en l’état pour demander par exemple davantage de précisions à l’employeur.

Le déclic du tout numérique chez BPCE ? En 2013, dans la foulée de la signature électronique des contrats avec ses clients, le groupe bancaire a dématérialisé les dossiers administratifs de ses 108 000 collaborateurs en France. L’ambition : « Faire en sorte que les apports du digital soient aussi fructueux en interne qu’en externe, en bâtissant un processus RH complètement dématérialisé, de la candidature du futur salarié à sa première paye », indique Sébastien Maire, directeur de l’emploi et des opérations RH.

Toutefois, le passage au zéro papier concernait tous les documents administratifs, excepté ceux signés par les salariés. Explication du directeur : « Avant 2014, les solutions techniques ne nous paraissaient pas suffisamment éprouvées pour adopter la signature électronique du contrat de travail. Surtout, nous manquions de certitude sur l’opposabilité des documents numériques authentifiés en cas de contentieux individuel. Nous avons joué la sécurité plutôt que de nous improviser apprentis sorciers. »

OpenTrust, le prestataire choisi l’année dernière, fournissait déjà des outils d’authentification aux grands groupes de cartes bancaires. De plus, « des jugements prud’homaux ont confirmé peu avant notre choix la validité de la signature électronique ». De quoi rassurer Sébastien Maire, qui juge excellents les retours d’expérience des phases pilotes menées dans le groupe.

Les équipes d’administration des RH se sont rapidement approprié l’outil de gestion du traitement informatisé : « Elles voient immédiatement l’intérêt du nouveau processus, qui leur apporte plus de confort et allège les tâches administratives à faible valeur ajoutée », note le directeur. Le contrat électronique est intégré automatiquement dans le dossier du salarié, sans nécessité de ressaisies de la part des gestionnaires. Résultat : un traitement accéléré et un processus fiabilisé.

Autre intérêt du contrat dématérialisé : la DRH est assurée que les candidats ont bien signé leur contrat avant d’arriver à leur poste de travail. Et les intéressés accueillent eux aussi favorablement le nouveau mode de signature.

« Un seul salarié a demandé son contrat en version papier. Peut-être voulait-il encadrer son premier contrat de travail », plaisante Sébastien Maire.

Outre l’image de modernité qu’elle apporte à la marque employeur, la validation numérique permet de réaliser des économies sur l’envoi postal des documents. Et au final, le coût de mise en place de la solution se révèle « assez léger ». En tout cas, « beaucoup plus faible aujourd’hui qu’il y a deux ou trois ans », assure le directeur.

Le déploiement de la solution à tout le groupe s’étalera durant toute l’année 2016. Cette mise en place s’accompagnera d’une extension du processus de signature numérique à l’ensemble des documents (attestations, avenants au contrat de travail…) nécessitant la signature du salarié.