Communautés virtuelles, intranets collaboratifs, messageries instantanées… les nouveaux usages digitaux chamboulent les méthodes de travail au sein des organisations. Et changent la donne des managers. Aux yeux de Mélanie Hache-Barrois, directrice de la stratégie du capital humain d’Oracle pour l’Europe du Sud, utiliser Facebook, Twitter ou LinkedIn en externe ne suffit pas pour devenir “manager digital”. Encore faut-il travailler en mode collaboratif dans son équipe : « Les réseaux sociaux internes offrent la possibilité de mettre en commun les connaissances et de créer des synergies au sein des organisations », observe-t-elle.

Frank Kürten, responsable de la comptabilité opérationnelle d’Axa France utilise One, l’intranet collaboratif du groupe d’assurances, pour piloter les activités de son équipe. Il invite également des collaborateurs d’autres services à partager des informations et des plans d’action sur la plate-forme commune : « Nous travaillons de plus en plus en réseau. One nous permet de créer des groupes de travail virtuels. Cet outil est devenu un soutien pratique pour mener des projets transversaux. » Le réseau interne facilite ainsi les échanges intra et interservice. Les collaborateurs d’Axa disposent d’un espace centralisé de sauvegarde et de stockage, qui permet d’accéder instantanément aux dernières versions des documents auparavant dispersés. Fini les doublons de textes envoyés par e-mail et les quêtes casse-tête de versions à jour.

Autre avantage, la plate-forme d’aide au suivi des activités des collaborateurs. Dans un système de management classique, collaborateurs et responsable analysent la progression des dossiers lors de points réguliers. Le manager connecté a, lui, déjà eu accès à ces informations : la plateforme l’avertit au fur et à mesure de l’exécution des actions. « Pour connaître l’avancement des tâches, je n’ai pas à attendre notre réunion hebdomadaire. Grâce à One, je peux disposer de ces renseignements en direct », glisse Franc Kürten.

Pour autant, une communauté virtuelle n’a pas vocation à se substituer aux rendez-vous d’équipe et aux face-à-face avec les collaborateurs. Au contraire, « elle apporte une valeur ajoutée à ces échanges », note Sarah Alezrah, responsable de l’éditorial et du digital interne à Bouygues Telecom. Laquelle voit d’ailleurs dans l’e-mail « le principal ennemi du manager digital ».

Dans leurs échanges quotidiens, les collaborateurs d’Antoine Winckel, responsable du développement RH du Réseau Clubs Bouygues Telecom, se servent du fil de discussion du réseau social interne, Wooby, plutôt que de leur messagerie électronique. Ils partagent aussi les documents de travail du service (grilles de salaires, notes juridiques…) sur la communauté de Wooby dédiée aux RH. « Comme Twitter ou Facebook, notre fil de discussion permet de parcourir rapidement les messages postés. Chacun peut y produire, de manière informelle, des informations qui, avant la mise en place de l’outil, n’étaient pas échangées », souligne-t-il. Exit le chef unique producteur d’une communication descendante. Les salariés sont encouragés à partager leurs idées ou à donner leur avis.

Mais cette logique collaborative peut bousculer le modèle hiérarchique pyramidal. Du coup, passé au lavage du digital, le costume de manager rétrécit-il ? Pas certain. Car le responsable d’équipe conserve toujours sa capacité de décision finale. Sur ce point, Sarah Alezrah est rassurante : « Une communauté virtuelle horizontalise les relations mais elle ne tue pas la verticalité des statuts hiérarchiques. »

Certes, parmi les intéressés, des réticences au digital persistent. Mais « ceux qui considèrent encore que détenir l’information, c’est conserver son pouvoir, sont en voie d’extinction », assure Antoine Winckel. En tout cas, ces réfractaires devraient aussi tenir compte d’une opportunité qu’offrent les outils participatifs : ils améliorent la vision sur les compétences des employés. Par quel moyen ? En agissant comme révélateurs des expertises et des talents, notamment ceux des contributeurs aux outils participatifs, répond Mélanie Hache-Barroi. « Aujourd’hui, on demande moins à un responsable de se positionner en “chef de service” qu’en leader qui accompagne ses collaborateurs et les aide à progresser », appuie-t-elle. Faire rimer le numérique avec l’esprit d’équipe, un nouveau défi pour le manager à l’ère collaborative.

Tiphaine Duchet

Directrice du pôle digital du cabinet Carewan

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Décodez

Le manager accompagne le changement lié à la digitalisation de l’entreprise. Il doit comprendre l’environnement numérique, en maîtriser le vocabulaire et le décoder. L’encadrant doit aussi expliquer à son équipe les transformations des processus et des méthodes de travail qui découlent du digital. Et rappeler que, tant en interne qu’en externe, avec les nouveaux modes de communication ou de commercialisation, l’entreprise ne se digitalise pas par effet de mode mais parce qu’il y va de son agilité, voire de sa survie.

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Régulez

Les outils de travail et les plates-formes communautaires étant aujourd’hui accessibles depuis n’importe quel endroit et à n’importe quel moment, le manager veille à en réguler l’utilisation. Il lui faut fixer les limites entre sphères professionnelle et personnelle, entre formel et informel. Attention aussi à ne pas créer une fausse proximité liée à l’utilisation des outils digitaux. Ce n’est pas parce qu’on est connecté qu’on est proche de ses collaborateurs. Pour maintenir le lien avec son équipe, les rendez-vous managériaux clés et les moments d’échange restent cruciaux.

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Développez

Le digital et le travail collaboratif ne remettent pas en jeu le statut du manager. Les compétences comportementales du chef d’équipe demeurent toujours aussi indispensables. En tant que leader, il est là pour accompagner ses collaborateurs, dans les succès comme dans les échecs. Il est aussi celui qui construit les plans de développement pour les membres de son service et les aide à acquérir de nouvelles compétences. L’objectif est de rendre ainsi ses collaborateurs acteurs de leur développement.