Entre 2012 et 2014, le centre hospitalier régional, premier employeur de Bretagne occidentale, a harmonisé la gestion des temps de travail de ses personnels (hors médecins), en s’équipant d’une nouvelle solution. Un peu plus de 200 cadres gèrent les plannings de quelque 5 600 agents.
Alors que la direction de l’AP-HP n’en finit pas de négocier la réorganisation des horaires de travail des personnels non médicaux, au CHRU de Brest, la DRH a profité du renouvellement du logiciel de gestion des temps pour remettre à plat les pratiques. Pas de renégociation des 35 heures à la clé, mais une harmonisation des règles de travail – basée sur le cadre réglementaire de 2002(1) – des sept établissements du centre hospitalier régional universitaire (CHRU) de Brest(2), dont la direction est commune depuis 2010 avec l’hôpital de Landerneau, même si les entités juridiques restent distinctes.
Le logiciel de gestion des temps précédent (Gestor, de GFI Informatique) était jugé largement insuffisant par la DRH, tandis que les sites de Carhaix et Landerneau en étaient totalement dépourvus. C’est donc lors de la mise en place d’une gestion commune des hôpitaux de Brest et Landerneau que le recours à un outil moderne est devenu crucial. Avant de lancer l’appel d’offres, la DRH s’est attelée à la formalisation des règles de gestion des temps de travail (GTT) des 5 600 agents du personnel non médical (sur les 6 200 employés au CHRU).
Le guide concerne les personnels administratifs, techniques, logistiques, médico-techniques, éducatifs, ainsi que les personnels soignants (infirmiers, aides-soignants, agents de services hospitaliers), aux conventions collectives et aux horaires variés. L’organisation médicale, comprenant plus de 600 médecins, est gérée distinctement.
L’élaboration du guide a été confiée à un groupe de travail constitué d’une quinzaine de personnes : DRH, directeurs adjoints, cadres de santé et de services cliniques, statisticien, direction des soins et DSI. La formalisation des règles de temps de travail, puis leur présentation au comité technique d’établissement (CTE) – composé de représentants du personnel élus – et au CHSCT a pris moins d’un an, pour une mise en application au 1er septembre 2012.
Divisé en deux parties – temps de présence et absences –, le guide détaille l’ensemble des pratiques applicables au CHRU de Brest. Chaque agent peut y consulter les références réglementaires : définitions des cycles de travail, des plannings et roulements, règles de durée annuelle du travail (avec les spécificités pour les cadres et le travail de nuit), astreintes, congés annuels et repos compensateurs, décompte du temps de formation et compte épargne-temps. « Ces règles ont constitué la base des paramétrages de l’outil informatique, souligne Fanny Gaudin, DRH du CHRU de Brest. C’est pourquoi leur appropriation par les agents est un élément crucial à la réussite du projet. »
Le nouvel outil devait prendre en compte la gestion des présences et des absences du personnel non médical, assurer le suivi des droits individuels et collectifs, la gestion optimisée des plannings, des tableaux de service. Mais aussi opérer le déversement automatique des éléments variables de paie dans le progiciel de gestion des ressources humaines (AGIRH, édité par le MiPih, structure publique de coopération interhospitalière) et permettre la production d’états statistiques et de tableaux de bord. Les agents devant, par ailleurs, être en mesure d’accéder aux plannings via Internet.
Le choix du CHRU s’est porté sur la solution Chronos, de l’éditeur Asys, qui répondait le mieux aux critères de fonctionnalités, d’ergonomie et d’interface utilisateurs, de coûts de possession et de compatibilité avec le système d’information de l’hôpital. Huit services pilotes volontaires ont testé l’outil avant sa généralisation en janvier 2014. « Cette expérimentation s’est révélée très utile pour vérifier la cohérence des informations, valider les choix de paramétrage, affiner les contenus des formations à dispenser et outiller les cadres pilotes qui allaient, par la suite, devenir formateurs des 200 autres cadres utilisateurs », précise la DRH.
Deux séries de formations ont été dispensées à ces 200 cadres, par groupes de 8 à 10 personnes, de novembre 2013 à mars 2014 : la première, théorique, sur la GTT et la façon d’élaborer un cycle de travail ; la seconde, pratique, d’une durée d’une journée et demie, réservée à la manipulation de l’outil. Leur trame a été formalisée par la DRH dans des fiches pratiques et dans un guide d’utilisation de Chronos pour chaque établissement.
Fanny Gaudin se dit satisfaite que le calendrier ait été tenu en deux ans, avec une équipe projet restreinte, bien que l’appropriation des règles de GTT ait pris plus de temps qu’escompté. Parmi les apports les plus notables du nouvel outil, la DRH cite la fiabilisation des données entre la gestion des temps et la paie, ainsi que l’optimisation de la gestion des temps de travail des agents hospitaliers. « Il reste encore à leur donner accès aux plannings et la possibilité de saisir leurs heures supplémentaires et demandes de congés ou absences via le module FreeTime de Chronos », précise-t-elle. Fanny Gaudin souhaite aussi permettre aux cadres de créer des profils dits « agents fictifs », destinés à compléter les plannings avec du personnel intérimaire durant les congés. Ne restera plus à mettre en œuvre que la dématérialisation des plannings.
1) Décrets du 4 janvier 2002 relatifs au temps de travail, à l’organisation du travail et aux congés annuels des agents, et décret du 3 mai 2002 relatif au compte épargne-temps dans la fonction publique hospitalière.
2) L’hôpital est composé des établissements de Morvan, Cavale Blanche, Carhaix et Bohars, de la résidence Delcourt-Ponchelet, ainsi que des centres René-Fortin et de Guilers.
