On a toujours tendance à vouloir reproduire l’existant, en s’efforçant de l’améliorer. Or le SaaS porte déjà en lui des best practices et proposera d’adapter certains modes de fonctionnement jusque-là utilisés dans l’entreprise. Là où un progiciel de gestion intégré (PGI) classique autorisait des développements spécifiques pour répondre aux demandes des clients internes, on va choisir un outil SaaS pour sa capacité à répondre à des fondamentaux, son évolutivité et la rapidité de mise en œuvre. Il faut donc être très clair sur les objectifs poursuivis. Et faire des arbitrages, en sachant que le SaaS n’offrira pas de réponse idéale à tous les utilisateurs, et qu’il sera, en revanche, nécessaire d’adapter certaines pratiques maison aux possibilités de la solution choisie. Dans les faits, ces adaptations sont bien acceptées si l’accompagnement du changement est maîtrisé pour éviter des tensions… que l’on rencontrait aussi dans le modèle on premises, car les budgets pour les développements spécifiques étaient tout de même limités.

Le déploiement d’une solution SaaS étant particulièrement court, l’accompagnement du changement doit être pensé très en amont du projet. D’autant que ces outils intègrent une logique d’implication du management et des collaborateurs – et donc une forme de libéralisation de l’information – en permettant du coup à la DRH de basculer d’une fonction administrative de suivi à une fonction davantage axée sur le support et l’analyse. Par ailleurs, comme dans tout modèle hébergé, il est nécessaire de définir la qualité de service et les niveaux de disponibilité attendus. Sur le plan technique, la DRH ne pourra d’ailleurs pas s’affranchir de la DSI. Celle-ci doit s’assurer de l’interopérabilité de l’application SaaS avec l’informatique interne et, puisqu’il s’agit d’accéder à un service externe, s’occuper des problèmes de sécurité et d’identification. En termes de coût, enfin, les conditions financières qui sont accordées aux clients sont associées à une durée d’engagement minimale, généralement de cinq ans. Pour éviter les mauvaises surprises, il est judicieux d’encadrer par des clauses contractuelles la façon dont les prix seront révisés à l’échéance du contrat.

Aujourd’hui, tous les acteurs les plus importants du marché ont des centres d’hébergement européens et ne peuvent absolument pas se permettre d’avoir un niveau de sécurité moyen. Dans les grandes entreprises, les responsables de la sécurité informatique entrent d’ailleurs dans la discussion [lire l’encadré ci-desssus]. Lorsqu’il s’agit de projets internationaux, il peut y avoir des difficultés liées à l’évolution de certaines réglementations, qui méritent d’être étudiées au cas par cas. Mais cela dépend aussi du degré de confidentialité que les entreprises associent à leurs données RH. Certaines ne se soucient pas des informations que les salariés affichent librement sur les réseaux sociaux professionnels, alors qu’en matière de sécurité, toutes les failles doivent être étudiées !