Depuis 2013, le transporteur ferroviaire développe une plate-forme de traitement des données RH qui compte déjà une dizaine d’applications. Ces tableaux de bord, dotés de graphiques élaborés et de cartes géographiques détaillées, facilitent l’analyse prédictive dans chaque établissement du groupe.
La SNCF rattrape son retard concernant l’analyse de ses données RH. Mieux, avec son outil Rhumba (Ressources humaines bilan et analyses), elle prend même un train d’avance sur le pilotage stratégique. Avant l’arrivée du logiciel, en 2013, la compagnie disposait d’outils maison poussifs, complexes et peu précis. Impossible d’y effectuer des requêtes sans maîtriser un langage informatique spécifique.
De fait, seule une poignée de professionnels RH dans l’entreprise avaient accès aux indicateurs et aux règles de calcul. Et, sur le terrain, les 300 établissements de l’opérateur national ne disposaient que de tableurs Excel pour gérer un effectif global de 160 000 salariés. « Les rapports produits par les responsables RH locaux dépendaient des informations de leur direction régionale ou de leur branche de métier, se souvient Hervé Genty, responsable de la maîtrise d’ouvrage du décisionnel RH. Les tableaux et les listings fournis rendaient toute analyse très laborieuse. De plus, le système ne permettait pas d’obtenir les informations individuelles d’un agent.
« Dans le but d’acquérir une solution applicative, la SNCF a lancé, il y a deux ans, un appel d’offres auprès d’éditeurs d’outils de business intelligence RH. Une proof of concept (POC), ou démonstration de faisabilité avec des données réelles, a départagé les quatre produits sélectionnés. La plate-forme QlikView de l’éditeur Qlik a distancé les solutions concurrentes en raison de son ergonomie et de ses performances.
« Nous cherchions un outil analytique évolutif, simple d’utilisation et facile à adapter aux changements d’organisation liés à la réforme ferroviaire et aux besoins des utilisateurs », précise le chef de projet. Afin d’ajuster l’applicatif aux spécificités de l’entreprise, un mode de conception « agile » a été adopté. Cette méthode s’appuie sur des cycles de développement courts : en trois semaines, un prototype est prêt à être testé.
Cette cadence rapide contraste d’ailleurs avec celle d’une précédente tentative de construction, en interne, d’une application de suivi de l’absentéisme. Un projet relégué sur une voie de garage : « Au bout d’un an et demi de travail, l’outil livré ne correspondait plus aux besoins des utilisateurs », reconnaît Hervé Genty.
Dès le lancement de Rhumba, une dizaine de professionnels des RH a été associée au travail des développeurs. « Ce procédé collaboratif permet de se poser les bonnes questions : l’indicateur est-il pertinent, n’a-t-on pas oublié un élément essentiel dans une règle de gestion… ? »
Du coup, en décembre 2013, moins de six mois après le début du projet, trois applications ont été déployées auprès de 300 utilisateurs. L’une d’elles permet d’analyser l’absentéisme selon une vingtaine de critères qui peuvent être croisés entre eux : durée des absences par établissement, métier, tranche d’âge, etc. Une extension proposée par l’éditeur Articque (Map) apporte une dimension graphique et un rendu visuel attractif à la solution QlikView. Des diagrammes et des cartes géographiques permettent d’affiner les recherches en se focalisant sur une zone précise.
Autre module : le suivi de la population intègre une pyramide des âges “cliquable”. Les zooms sur des pics, par tranche d’âge, région ou métier, peuvent aider à mieux anticiper les départs. Avec les anciens outils, de telles études prédictives étaient très difficiles, voire impossibles à effectuer. Et, dans la mesure où le groupe ferroviaire se concentre aujourd’hui davantage sur le maintien de l’emploi existant que sur le recrutement, « la demande pour ce type d’outil de gestion prévisionnelle était très forte », soutient Hervé Genty.
« Dans les établissements, les utilisateurs, autonomes, accèdent directement aux informations et réalisent eux-mêmes leurs analyses, et ceci à un niveau de détail qui va jusqu’à l’agent », ajoute Philippe Garcia, responsable du décisionnel RH à la DSI. Conséquence : la fonction RH, mieux à même de prendre des décisions, affirme son positionnement stratégique. « Le rôle des responsables RH n’est plus d’extraire ou de produire des indicateurs, mais de comprendre et d’analyser des tendances, puis de mettre en œuvre des plans d’action », poursuit Hervé Genty.
Aujourd’hui déployé auprès de 1 700 collaborateurs de la filière RH, soit la quasi-totalité de l’objectif initial, Rhumba a atteint sa vitesse de croisière. Conquis par sa puissance d’analyse et les données détaillées mises à leur disposition, les utilisateurs plébiscitent l’outil : 94 % d’entre eux s’estiment satisfaits des modules. Détail non négligeable : « Non seulement Rhumba répond à un besoin, mais il a permis de diviser par cinq le budget de développement », souligne Philippe Garcia.
Les utilisateurs disposent désormais d’une dizaine de modules : analyse de la masse salariale, suivi des visites d’« aptitude sécurité », des flux de personnel (entrées, sorties) ou encore de la mobilité interne. Les deux responsables ont pour ambition de couvrir l’intégralité des thématiques RH décisionnelles avec la plate-forme. Avant la fin du premier semestre 2015, une application de suivi des visites médicales et un module dédié à la gestion prévisionnelle de l’emploi seront mis en place. Mieux, d’ici à la fin de l’année, les managers devraient avoir accès à l’application via leur tablette. Une population en attente de chiffres et d’analyses, appuie Hervé Genty : « Au lieu d’attendre que les responsables des ressources humaines leur fournissent des indicateurs, les managers pourront, grâce à l’outil, discuter avec eux des plans d’action à mettre en œuvre. »
