Depuis le lancement, en 2011, de son programme Zero email et le déploiement de blueKiwi en 2012, la SSII a nettement renforcé les pratiques collaboratives en interne. Sans toutefois réussir à systématiser l’utilisation de son réseau social d’entreprise.
février 2011, Atos fait sensation. Se positionnant en précurseur, le groupe informatique affiche son ambition de devenir une « Zero Email Company » à horizon de trois ans. Bref, de bannir la communication interne par courrier électronique. Le Pdg Thierry Breton explique alors que les managers passent de cinq à vingt heures par semaine à lire et à écrire des courriels, et estime que la production massive de données pollue l’environnement de travail et empiète sur la vie privée.
C’est en 2012 que le programme entre dans la phase opérationnelle. En avril, la SSII rachète blueKiwi, le spécialiste des réseaux sociaux d’entreprise en mode Saas et déploie, en octobre, le programme Zen (pour Zero email network), après six mois de travaux d’amélioration. Un projet à usage interne, qui se veut aussi une vitrine destinée à séduire de nouveaux clients.
BlueKiwi Zen comporte un fil d’actualité, une partie réservée à la messagerie privée, une prévisualisation des conversations en un seul clic, des systèmes de stockage et de partage des documents et un moteur de recherche rapide. Il permet d’accéder à de nombreuses communautés organisationnelles (qui fédèrent des équipes dispersées géographiquement), de projets, d’intérêt sur une thématique particulière (personnelle ou professionnelle) ou encore d’experts. Parallèlement, Atos réduit les tâches de reporting, nettoie ses processus – plus de 100 sont aujourd’hui certifiés « Zero Email » –, communique de manière intensive vers ses collaborateurs et sensibilise la ligne managériale, avec des sessions de coaching pour 5000 managers, futurs animateurs de communautés et modérateurs.
Dans un groupe qui compte dorénavant 86 000 collaborateurs, après le rachat de Bull, le bilan est très positif, selon Jean-Michel Estrade, DRH France : « Le volume de courriels internes a été réduit en moyenne de 70 %, avec 30 e-mails envoyés par semaine et par collaborateur début 2015, contre une centaine en 2011. Notre niveau de collaboration au sein de la plate-forme blueKiwi a été multiplié par 20, avec près de 400 000 contributions par mois et 7 000 communautés dans le monde. » Sans compter les économies sur les coûts de téléphonie et de voyages. Un bilan qui a permis à Atos de décrocher l’an dernier le prix Forrester Groundswell de l’excellence dans les médias sociaux.
« Pour les équipes projets, blueKiwi est efficace, relève Marie-Christine Lebert, coordinatrice CFDT du groupe (premier syndicat). On peut échanger des informations, construire des documents et travailler dessus facilement, sans multiplier les courriels. C’est intéressant aussi pour partager les bonnes pratiques, de manière transversale, indépendamment de l’organisation des services. Mais la montée en puissance a été lente et l’adhésion à BlueKiwi reste toute relative. Quant à la communication par courrier électronique, elle n’a pas disparu, loin s’en faut, car tout le monde ne se connecte pas tous les jours au réseau. La direction a d’ailleurs demandé aux managers d’écrire un certain nombre de posts sur la plate-forme chaque trimestre et a intégré ce paramètre à leurs objectifs annuels. »
« Le courrier électronique reste le moyen privilégié pour communiquer avec les clients, ajoute Frédéric Peyron, coordinateur Unsa du groupe (deuxième syndicat). L’opération Zero Email Day qui avait été instaurée le vendredi est tombée en désuétude et, ironie de l’histoire, les collaborateurs reçoivent désormais des courriels pour leur signaler un message important de la direction sur blueKiwi. » Et le représentant syndical de déplorer le manque d’informations détaillées sur le nombre d’e-mails, les flux transitant par le réseau social, le nombre de communautés réellement actives, etc. « La plate-forme aurait aussi pu être utilisée comme outil de communication syndicale, expose Frédéric Peyron. Mais la direction exigeait en contrepartie que nous renoncions aux courriels. Ce qui n’était pas acceptable. »
Pour le DRH France, « le programme Zero email est avant tout un programme de changement du style managérial pour valoriser le travail collaboratif. Les décideurs ne sont plus ceux qui jugent le mieux mais ceux qui animent le mieux la communauté de sachants et de collaborateurs engagés. Notre RSE est devenu, en quelques années, l’une des plates-formes sociales internes les plus utilisées à ce jour en comparaison des autres solutions de réseau social d’entreprise. »
Parmi les outils collaboratifs notamment accessibles depuis blueKiwi, « les salariés se servent beaucoup du système de messagerie instantanée Lync, assure Frédéric Peyron. C’est plus rapide qu’un mail, toutes les conversations s’affichent à la suite, on peut partager des documents, travailler par messages, en audio ou en vidéo. Je l’utilise à la fois professionnellement et avec les autres représentants de l’Unsa, dans le cadre des négociations avec la direction. » Marie-Christine Lebert confirme : « La capacité à communiquer à plusieurs a été démultipliée. Dans les open spaces, de nombreux salariés travaillent ainsi avec un casque et un micro. »
Si l’ampleur des transformations des pratiques managériales et des modes de communication au sein d’Atos fait débat entre la direction et les IRP, les divers outils de la plate-forme ont, en tout cas, permis de rationaliser les échanges et de favoriser le partage et l’innovation.
