Comme toute grande entreprise*, le groupe GL Events (Lyon) devra, à compter du 1^er avril 2015, transmettre ses déclarations aux divers organismes de protection sociale par la voie unique de la déclaration sociale nominative (DSN). « Cela implique de nouvelles habitudes de travail pour les gestionnaires de paie, assure Rodolphe Dugast, responsable paie et administration du personnel France. Un précédent changement de norme les ayant mis sous pression, j’ai voulu cette fois anticiper. »

Dès octobre 2013, cet équipementier de l’événementiel a demandé à son prestataire, Cegid, d’être entreprise pilote. L’éditeur, qui devait adapter ses logiciels et voulait, lui aussi, prendre les devants, a été intéressé par la variété des situations rencontrées dans l’entreprise : « Nous avons 2 500 permanents, mais autant d’intermittents, extras, hôtesses, etc., dont certains ne sont embauchés que pour 24 heures », explique Rodolphe Dugast. Par ailleurs, au sein des 50 sociétés que compte le groupe, 10 conventions collectives se côtoient : Syntec, métallurgie, hôtellerie-restauration, bâtiment, publicité, spectacles, espaces verts, etc.

Première étape : « Éplucher la norme. » Ce que Rodolphe Dugast a fait jusqu’en février avec Virginie Goillot, responsable développement SIRH, et avec une personne recrutée en alternance. Ils ont ainsi pris la mesure de la simplification visée : « Chaque mois, il y aura une seule transmission mensuelle de toutes les informations sur le personnel employé : état civil, salaire brut, primes, etc., détaille-t-il. En cas de maladie ou de fin de CDD par exemple, nous ferons une DSN événementielle pour le calcul des indemnités maladie ou chômage de la personne concernée. »

Mais ils ont aussi vu tout le travail préalable à réaliser : « Il faut harmoniser les fiches des salariés et vérifier qu’elles sont toutes correctement remplies, illustre-t-il. Si une hôtesse remplaçante n’a pas donné son numéro de sécurité sociale en fin de mois, tout sera bloqué. » Chaque élément de paie, jusqu’aux primes de Noël, devra en outre être daté. « Il faut systématiser la démarche, l’automatiser et, plus globalement, faire en sorte que tous nos outils SIRH communiquent entre eux », précise le responsable paie.

À l’été 2014, l’équipe projet a transmis « à blanc » les données de cinq premières sociétés (500 bulletins de paie) – « un essai concluant ». Puis, en octobre, celles de 30 autres entités. « Vingt ont été acceptées, les plus simples, commente Rodolphe Dugast. Les cas d’intermittents, d’extras, etc. n’avaient pas été prévus dans la DSN, de même que les doubles situations telles que des salariés ayant un mandat social ou passés cadres en cours d’année. » Des manques que GL Events a fait remonter au groupement d’intérêt public Modernisation des déclarations sociales (GIP-MDS), qui apporte régulièrement des corrections à la norme. Malgré le double travail occasionné par ces tests, les gestionnaires de paie s’adaptent peu à peu. En novembre, deux ateliers organisés en interne avec un représentant de Cegid leur ont permis de « dédramatiser »: « On a « joué » à la DSN pour l’apprivoiser, rapporte Rodolphe Dugast. Perdre un fichier n’était pas grave, on pouvait recommencer. » En parallèle, l’équipe projet élabore à leur intention des fiches techniques. « Il va aussi falloir que j’aille expliquer aux services RH et aux managers opérationnels les exigences de la DSN », ajoute le responsable paie.

« Les DRH se sentent encore peu concernés, confirme Pascale Boyaval, responsable marketing RH de Cegid. Il faudra pourtant qu’ils s’impliquent, comme les DSI, car mettre les informations plus tôt à la disposition du service paie implique des changements d’organisation. » Un chantier qui, dit-elle, s’ouvrira en 2015. De leur côté, les gestionnaires de paie vont bénéficier de l’expérience des entreprises pilotes telles GL Events. Selon Pascale Boyaval, qui « ouvre actuellement 30 nouveaux dossiers de DSN par jour », trois mois suffisent à présent pour « se roder ».