Le spécialiste des solutions de conférences audio et vidéo s’est équipé d’une panoplie complète d’outils informatiques pour harmoniser ses processus dans ses filiales étrangères.
Armelle de Madre ne s’attendait pas à une surprise de ce genre lors qu’elle a pris ses fonctions en janvier 2011. Alors qu’elle préparait la révision salariale annuelle, la DRH Europe, Moyen-Orient, Afrique (Emea) d’Arkadin, éditeur de solutions collaboratives à distance, a constaté qu’aucune liste centralisée du personnel n’existait dans l’entreprise. Impossible de connaître les salaires des quelque 1 000 employés répartis dans 28 pays (33 aujourd’hui).
De fait, certaines filiales de taille modeste ne disposaient pas de RH locales et traitaient les dossiers de leurs salariés sous format papier. « Afin de boucler la campagne d’augmentations dans les temps, il a fallu centraliser les données dans l’extrême urgence », se souvient Armelle de Madre. Et, pour éviter que cette expérience très déplaisante se renouvelle, elle a souhaité automatiser la gestion des RH. La solution recherchée devait couvrir « un spectre de processus le plus large possible », à l’exception de la paie, qui ne pouvait pas être traitée par un seul système. Le nombre important de modules proposés dans la suite logicielle de TalentSoft a fait pencher la balance en faveur de l’éditeur spécialisé dans la gestion des talents.
Autre critère déterminant, la facilité d’utilisation de la plate-forme : « Autant une formation sur l’outil peut être utile pour les RH, autant les collaborateurs et les managers doivent pouvoir utiliser les applications sans avoir été formés au préalable », souligne la directrice.
Lancé en juin 2011, le chantier a été mené à plein régime : quatre mois ont suffi à mettre en service le module de gestion administrative dans la totalité des filiales du groupe. Dans l’intervalle, il a fallu accorder les violons entre les correspondants RH locaux. Car la pilote du programme voulait absolument éviter de leur dicter une vision « franco-centrique » : « Nous ne souhaitions pas imposer aux autres pays nos processus, qui n’étaient d’ailleurs pas forcément les meilleurs », reconnaît-elle.
Inclure les équipes RH dès l’étape de conception constitue, selon elle, l’un des facteurs clés de la réussite du projet. Réunis autour d’une table, les responsables ressources humaines des principaux pays ont ainsi choisi et harmonisé leurs modes opératoires en fonction des options proposées par le prestataire. Des processus administratifs aux augmentations salariales en passant par les entretiens individuels : la même méthode a été employée.
L’applicatif dédié aux évaluations annuelles a été déployé en décembre 2011. Les responsables RH disposent maintenant d’une « très bonne visibilité » sur les entretiens qu’ils peuvent valider via un workflow, et visualiser l’état d’avancement des campagnes de façon à relancer les managers. Lesquels ont été sensibilisés à l’importance de ces rendez-vous. « Il est indispensable d’expliquer aux intéressés à quoi servent ces entretiens et de donner du sens à ces moments d’échange », pointe Armelle de Madre.
Résultat ? Le taux de réalisation des rencontres d’évaluation tutoie les 98 % dans toutes les entités de l’entreprise. Mais cet excellent score tient aussi beaucoup à un puissant levier incitatif : la réalisation de l’entretien individuel et sa validation par la hiérarchie conditionnent le paiement de toute prime et bonus. Après avoir lancé la brique logicielle consacrée aux augmentations en février 2012, Arkadin s’apprête à mettre en œuvre le module de recrutement dans ses filiales européennes. Courant 2015, les applications de gestion des comités de carrière et de la formation viendront compléter son équipement.
