Les employeurs entrent timidement dans la danse de la DSN. Depuis 2013, seule une trentai­ne de cobayes volontaires ont testé le dispositif. La nouvelle norme s’imposera pourtant à toutes les entreprises dès le 1^er janvier 2016 (lire l’encadré ci-contre). Un délai très serré au regard de l’ampleur du chantier destiné à rassembler la quasi-totalité des déclarations sociales existantes en un système déclaratif unique.

Engagé dans l’aventure depuis un peu plus d’un an, Jean-Philippe Bataille, responsable paie et administration du personnel du groupe de distribution Les Coopérateurs de Normandie-Picardie, fait partie des premiers “pilotes” de l’opération. Dans quelle optique ? Pour bénéficier d’un « accompagnement personnalisé » de son éditeur, Cegid, et du groupement d’intérêt public pour la modernisation des déclarations sociales (GIP-MDS), aux commandes du projet de simplification administrative. Un suivi bien utile, car « la DSN génère un travail important de paramétrage et d’analyse du cahier des charges », dit-il.

D’autant que, pendant la phase initiale de mise en place du dispositif, il ne faut pas s’attendre à un “zéro défaut”, comme en témoigne Frédéric Brunelle, DRH adjoint de Tuppin, groupement spécialisé dans la distribution automobile (250 salariés) : « Au début, dans l’une de nos sociétés, nous avons constaté une demi-douzaine d’anomalies sur 45 paies, mais elles ont toutes été corrigées au fur et à mesure. »

Anticiper le passage à la déclaration unique permet aussi d’envisager avec sérénité les ajustements techniques et les prochains jalons du dispositif. Bouygues immobilier, filiale de promotion immobilière du groupe de BTP, a choisi de migrer vers le nouveau système en septembre prochain, pendant la phase 1 du projet. Cette étape concerne les déclarations relatives aux attestations chômage, aux indemnités journalières et mouvements de main-d’œuvre ainsi que le formulaire de radiation des contrats complémentaires.

Avant sa généralisation, le projet entrera en phase 2 à partir d’octobre 2014, et intégrera alors les données permettant de remplacer les déclarations unifiées de cotisations sociales (DUCS) Urssaf. « Notre équipe de gestionnaires de paie sera moins stressée sans avoir à passer toutes les phases en même temps et en profitant de la période de volontariat pendant laquelle les pénalités [en cas de retard des déclarations dès la phase 2, NDLR] ne seront pas appliquées », estime Estelle Félix, responsable paie de Bouygues immobilier. De fait, le passage à la DSN durant la période initiale donne la possibilité de mieux maîtriser les risques : « Nous pourrons comparer l’ancien et le nouveau système, qui cohabiteront durant cette phase, ce qui permettra un contrôle sécurisé des éléments transmis en DSN », ajoute-t-elle.

La DSN nécessite une mise à jour des outils, mais elle va aussi transformer les méthodes de travail des services de paie. Lesquels transmettront, chaque mois, quelque 200 données par salarié au lieu des 800 adressées annuellement. Avec la DSN, tout événement (maladie, maternité…) doit ainsi être déclaré dans un délai de cinq jours. « On va certes perdre un peu de temps par rapport à notre ancienne manière de travailler, mais on en gagnera beaucoup en début d’année », souligne Florence Cazalis, experte paie de Gestion Plus, cabinet indépendant qui intervient auprès de PME (et qui travaille avec l’éditeur EBP).

Concrètement, la DSN devrait représenter pour elle une semaine de travail en moins en janvier. En général, durant cette période de fin et de début d’année, la surchauffe gagne les cabinets d’expertise comptable et les services de paie en raison des déclarations annuelles. « La DSN aura pour conséquence de lisser la charge de travail de la fin d’année sur tous les autres mois », renchérit Estelle Félix.

Autre atout pour l’employeur : l’obligation de contrôler régulièrement les données permettra de détecter les anomalies beaucoup plus rapidement. « Corriger les erreurs au fil de l’eau est beaucoup plus facile que de le faire en une seule fois sur toute l’année, pour des événements qui peuvent être lointains », avance Florence Cazalis.

Au quotidien, les experts de la paie peuvent s’attendre à des gains de temps significatifs. Notamment dans les grandes entre­prises à fort turnover, ne serait-ce que du fait de la disparition des attestations employeurs destinées à Pôle emploi. « Lorsqu’un contrat de travail s’achève, il suffit de signaler l’événement. Nous n’avons plus à établir d’attestation puisque les données qui servent à créer ces documents sont enregistrées lors de chaque déclaration mensuelle », expose Jean-Philippe Bataille.

Revers de la médaille, la DSN implique une moindre souplesse dans l’organisation des processus, qui devront être à la fois plus rigoureux et plus précis.

Plus question, par exemple, de régulariser les cotisations en fin d’année lors de la déclaration automatisée des données sociales unifiée (DADS-U). « Le découpage des périodes avec ruptures, absences ou maladies peut être effectué avec plus ou moins de sérieux, parfois au détriment des droits à la retraite des salariés, juge André Olivier, président de Cave Lex, organisme de formation spécialisé dans les métiers de la paie et client d’EBP. Avec la DSN, ces droits seront mieux valorisés. »

Dans le cadre de la DSN, l’outil de paie, et lui seul, fournit toutes les informations, qu’elles soient administratives ou qu’elles se rapportent à la rémunération. Des services tels que le recrutement ou la formation n’auront plus la possibilité d’effectuer eux-mêmes des déclarations. Exit aussi les formalités exécutées à la main ou à partir des modules externes au système de paie. En définitive, un gage de sécurité, selon le dirigeant de Cave Lex : « C’est la certitude de faire juste et bien. »

Par ailleurs, la nouvelle obligation contraint les employeurs à un surcroît de réactivité. Toutes les formalités devant être effectuées à date fixe, ils ne pourront plus communiquer les informations relatives aux charges sociales le 5 de chaque mois puis accomplir la déclaration des mouvements de main-d’œuvre (DMMO) le 10. Avec la DSN, ces actes doivent être réalisés simultanément : « Il n’y a pas de temps à perdre entre la fin du mois de paie et la date de la transmission des données », déclare Jean-Philippe Bataille, qui ajoute : « Jusqu’à maintenant, nous avons tenu les délais… »

La disparition de certaines opérations déclaratives pose enfin la question de la réorganisation des services de paie, avec de possibles suppressions de poste. En particulier dans les équipes dédiées au traitement des déclarations. Mais certains y voient de nouvelles perspectives. Le DRH adjoint de Tuppin, qui gère lui-même la paie de son entreprise, compte profiter de l’occasion pour apporter plus de services à ses salariés : « Le nouveau système va me laisser davantage de temps pour m’occuper des collaborateurs », promet Frédéric Brunelle. La DSN, un levier de création, valeur ajoutée pour les ressources humaines ?

1 Le paramétrage des logiciels de paie et la phase d’ajustement de la DSN génèrent un travail considérable tant pour les éditeurs que pour les entreprises.

2 La DSN bouleverse les méthodes de travail et l’organisation des services paie. Elle devrait se traduire, à terme, par des gains de temps importants dans certaines entreprises.

3 Au vu des échéances (2016, voire mai 2015), les risques de dérapage de planning sont réels. Les employeurs ont tout intérêt à entamer le projet dès que possible.

Tous les éditeurs de logiciels de paie le clament : le tempo pour passer à la DSN obligatoire en janvier 2016 est très soutenu. Sans compter que le gouvernement, qui tient à son « choc de simplification », veut accélérer encore la cadence. Le projet de loi de financement de la sécurité sociale 2014 prévoyait ainsi l’adoption anticipée du dispositif par certaines entreprises. Un décret, dont la parution est imminente, va fixer les modalités du passage à la nouvelle norme : la mesure devrait s’appliquer, dès le mois de mai 2015, aux employeurs payant plus de 2 millions d’euros de cotisations sociales.

« Les éditeurs sont trop frileux, ils ont beaucoup traîné, martèle André Olivier, président de Cave Lex. Très peu se sont lancés dès l’année dernière dans le projet. Cela pénalise la montée en charge. » Selon lui, les plus petits concepteurs de logiciels – une bonne moitié du millier d’éditeurs dans l’Hexagone – n’auraient pas les moyens de passer le cap de la DSN… « Mieux vaut s’assurer des délais sous lesquels un prestataire compte modifier son application », conseille-t-il. Et, le cas échéant, remplacer au plus vite son système par un outil compatible avec la nouvelle norme d’échanges.

Car modifier un système de paie implique, en général, un chantier de longue haleine… Le changement de logiciel, c’est maintenant !