Le groupe a interfacé un seul outil de paie pour ses 8 000 salariés permanents en France avec son outil de gestion administrative qui, lui, est déployé au niveau mondial.
Depuis décembre 2013, les bulletins de paie des 8 000 salariés permanents d’Adecco France (donc hors intérimaires) sont pris en charge par un seul et même logiciel, paramétré pour jongler avec quatre conventions collectives et les pratiques de rémunération de la quinzaine de marques du groupe en France (Adecco Medical, Ajilon Call Center Services, Altedia…). Il a fallu presque un an pour mener ce projet d’unification des systèmes de paie, aujourd’hui tous remplacés par TeamsRH de Cegedim SRH. Avec succès, selon Nicolas Caillot, le directeur de la rémunération, de la paie et de l’administration du personnel : « Les fonctionnalités et l’ergonomie de l’outil sont plébiscitées par les managers des équipes de paie. Ils l’avaient d’ailleurs testé dans le cadre de l’appel d’offres. »
Pendant onze mois, l’éditeur a travaillé en codéveloppement avec plusieurs intervenants pour faire basculer, de façon massive, toutes les paies : les équipes RH et informatiques d’Adecco et de sa filiale, la SSII Modis, intervenue en assistance à maîtrise d’ouvrage. Mais aussi celles de PeopleSoft (Oracle), à qui la direction du groupe, à Zurich, a commandé un outil d’administration du personnel déployé partout dans le monde.
Particularité du projet : les solutions de paie et d’administration du personnel sont interfacées pour permettre à la DRH d’exploiter le plus grand nombre de données avec le minimum d’interventions manuelles des gestionnaires de paie. Il fallait que la solution de gestion administrative, qui collecte les informations destinées à alimenter les rapports d’effectifs pour la maison mère, soit le même outil qui reverse toutes les données individuelles dans la paie. De quoi fournir des extractions plus fines pour le management, entité par entité, par exemple en matière d’absentéisme.
Il est intéressant de noter que les choix techniques du siège d’Adecco ont évolué dans le temps. L’appel d’offres avait été passé en 2010, et l’opérateur pressenti devait être un des leaders mondiaux. Mais, devant la complexité du système réglementaire français, la direction a élargi sa consultation pour finalement retenir un prestataire « local », une option qui pourrait s’imposer à l’avenir dans les autres pays.
S’agissant du déploiement, plutôt que procéder par lots successifs de destinataires de paie (par métier, région…), l’entreprise a préféré travailler sur l’ensemble des bulletins. « Plus on morcelle la production, plus l’opération demande de temps, de ressources, et donc coûte cher », approuve Pierre Chabourlin, chargé de projet à Cegedim SRH.
Pour sécuriser le procédé, Nicolas Caillot explique que les tests finaux ont été menés en trois temps : « En octobre 2013, nous avons comparé l’ancien et le nouveau système en n’examinant que le salaire brut de base de tout le personnel, sans tenir compte des absences ni des variables, pour nous assurer que le processus était conforme », explique-t-il. En novembre, le test a porté sur un échantillon de 600 bulletins, pour vérifier la correspondance des éléments variables. En décembre, la comparaison a porté sur l’ensemble des bulletins de paie.
La substitution des outils a été validée dans la foulée. Cependant, toutes les fonctionnalités n’ont pas été automatisées d’un seul coup, précise Nicolas Caillot : « Nous avons encore des paramétrages manuels sur quelques règles de paie. » Par la suite, certaines informations seront directement renseignées par les salariés. C’est, là encore, une nouveauté pour les gestionnaires de paie : une partie de leurs tâches va évoluer vers le contrôle de processus. Adecco a en effet investi dans la plate-forme TeamsRH, du même éditeur, permettant aux collaborateurs de déclarer leurs absences. Les requêtes seront validées par un workflow, avant de basculer dans la paie.
