« Une fois leur contrat de travail signé et jusqu’au moment de leur arrivée, nos nouvelles recrues n’avaient pas de contact direct avec l’entreprise pendant deux ou trois mois », raconte Thierry Chaufournier, responsable de production informatique et chef de projet SIRH à Hispano-Suiza (Safran).

Par ailleurs, « il a pu arriver que certains éléments du dossier personnel manquent à l’arrivée du salarié », convient Véronique Laisné, RH de proximité de l’équipementier (qui prévoit de recruter 52 personnes au cours de l’année).

Ces problèmes sont aujourd’hui résolus par le déploiement, en mai 2013, d’une solution d’onboarding. Le choix de l’outil n’a guère fait débat : Redcarpet, édité par Silkroad, étant déjà utilisé par plusieurs entreprises du groupe Safran. Le projet lui-même a été lancé début 2013 avec plusieurs objectifs : professionnaliser l’accueil et l’intégration des candidats, fiabiliser les processus et, in fine, renforcer le lien entre le salarié et l’entreprise, listent les deux responsables.

« Le plus long a été de tracer les tâches des différents intervenants pour modéliser les workflows et paramétrer l’application en fonction des procédures propres à l’entreprise », explique Véronique Laisné. Demandes de matricule, d’équipement informatique et téléphonique, de badge d’accès, d’autorisations diverses et variées côté employeur ; transmission de photos et de pièces administratives, formulaires à remplir, documents à lire, à signer côté collaborateur : l’intégration d’un candidat s’accompagne de nombreuses formalités et déclenche une série d’actions dans différents services en vue de son arrivée.

L’outil (en mode SaaS) intègre ces tâches et permet d’anticiper et de superviser toutes les étapes. Dès lors qu’une opération n’est pas réalisée dans le délai imparti, la personne concernée – candidat compris – sera relancée. Une automatisation « rassurante » qui « nous procure une tranquillité d’esprit », commente Véronique Laisné. Et qui fait gagner un temps précieux tant à l’entreprise qu’au collaborateur lors de sa prise de poste.

Concrètement, les nouveaux embauchés, préalablement informés de la démarche lors de leur entretien, sont enregistrés sur un portail d’accueil. L’opération génère un identifiant et un mot de passe qui sont envoyés aux intéressés, avec le lien vers cet extranet. Celui-ci leur reste accessible jusqu’à la fin de leur période d’essai. Il leur fournit toute l’information utile sur Safran en général et Hispano-Suiza en particulier, les règlements et les chartes de l’entreprise, ainsi que des données pratiques : plan d’accès, points de restauration… Ils y téléchargent aussi leur dossier administratif qu’ils peuvent compléter depuis chez eux.

« La solution a amené de la rigueur dans le processus. Elle nous permet de rester en contact avec les nouveaux arrivants, elle facilite les échanges et elle renforce notre image employeur », souligne Véronique Laisné. « Il s’agit, pour l’instant, d’un outil autonome qui pourrait, à terme, s’interfacer avec le SIRH », précise Thierry Chaufournier.

Le chef de projet envisage également d’incorporer dans le processus d’intégration le suivi d’un module de formation e-learning en santé, sécurité et environnement. Et n’exclut pas de s’appuyer sur l’outil pour formaliser les départs et les mobilités dans le groupe.

• Activité : équipementier pour moteurs d’avions civils et militaires et hélicoptères.

• Effectif : 1 300 salariés (France et Pologne) en 2013.

• Chiffre d’affaires France : 297,7 millions d’euros en 2013.