Il ne restera en interne que la définition du plan de formation. Tout le reste du processus de gestion (administration, achat, relation avec l’Opca, suivi des stagiaires…) sera externalisé chez Develop’ Invest dès ce mois d’avril. Ainsi en a décidé Wincor Nixdorf France, fabricant de systèmes de libre-service bancaire et d’encaissement pour la banque et la distribution (330 salariés en France, dont 200 à Vélizy), qui fera le point sur cette opération dans un an. « Nous avions besoin de mesurer la performance de notre système de formation de bout en bout afin de mettre en place un plan d’actions pour accroître son efficacité », explique Florence Bonpaix, DRH de Wincor Nixdorf France.

Les souhaits étaient multiples : apporter plus de transparence dans le suivi de la formation en l’absence d’un SIRH capable de remonter les besoins de formation (fait à la main avec Excel) ; mieux suivre les données afin d’analyser l’évolution d’une année sur l’autre et tenter de définir un retour sur investissement y compris qualitatif ; optimiser les relations avec l’Opca (Opcaim-Adefim) et les fournisseurs; réduire le temps consacré à l’administration et augmenter celui dédié au benchmark avec les confrères ; développer la formation interne… « Nous avons travaillé plus en réaction qu’en anticipation, admet Florence Bonpaix. C’était un désir de la DRH, et non une demande de la direction générale en attente d’économies : l’important est l’apport en intelligence et en valeur ajoutée. » La décision a été prise en mai 2013 et le choix du prestataire réalisé en septembre.

Première étape : un audit général mené par Develop’Invest, « après un appel d’offres remporté grâce à leur approche structurante, leur professionnalisme, leur réactivité et leur grande souplesse ».

Seconde étape : la mise à disposition par Develop’Invest d’une équipe back-office pour gérer les fonctions administratives et financières de la formation, du logiciel mySiteRH permettant de piloter la formation et de produire tous les documents légaux, ainsi que l’accès à la centrale d’achats de formation filialisée de Develop’Invest. « Leur offre à tiroir couvre tout le spectre de la gestion de la formation : cela nous permettra d’optimiser notre plan de formation tout en recentrant l’équipe RH sur l’ingénierie de la formation », analyse Florence Bonpaix.

Installation du SIRH, aide à la construction du plan prévisionnel, contractualisation des achats, mobilisation des possibilités offertes par l’Opca, benchmark avec des entreprises de taille similaire… Tout cela sera terminé en avril et aura comme objectif, entre autres, une diminution des coûts pédagogiques horaire de 5 %. Sachant que Wincor Nixdorf dépense annuellement en formation environ 3,5 % de sa masse salariale, réalise environ 300 000 euros d’achats et donne accès à la formation à 75 % de ses salariés chaque année.

Trois comités de pilotage sont prévus par an, mais un par mois dans cette phase de transition ; le reporting sera mensuel.

Le coût de la prestation comprend un forfait de transition la première année et un forfait par mois pour l’administration, incluant entre autres la mise à disposition de l’outil mySiteRH. Les gains sur les achats seront rémunérés à la marge (contrat de référencement), mais aucune rémunération n’est prévue sur les relations avec l’Opca.