Depuis le 3 février, les 1 000 salariés du groupe Prisma Media (26 titres, plus d’une vingtaine de sites Internet et 489 millions d’euros de chiffre d’affaires en 2012) ont accès à la solution bureautique en e-learning de Vodeclic (Gmail, Indesign, Photoshop, Adobe, Illustrator, Excel…). C’est la première opération d’e-learning menée à grande échelle par Prisma Media pour ses collaborateurs.

À l’origine du choix : la demande de la DSI, très sollicitée et saturée via sa hot line téléphonique, pour des questions de microformation sur les outils informatiques présents dans le groupe. La logique de la formation présentielle n’est pas retenue vue la multiplicité des problèmes précis et des configurations, et c’est plutôt le choix d’un système de questions-réponses par vidéo en e-learning, où chacun pourrait piocher ses réponses, qui est préféré.

En avril 2013, Brigitte Collin, chargée de formation et de recrutement, fait le tour du marché des plateformes e-learning existantes, avec une priorité: que soit abordée la messagerie Gmail, outil utilisé chez Prisma. Ce travail de recherche a été mené avec la DSI et, au final, Vodeclic a été retenu à la rentrée 2013.

L’outil Vodeclic est accessible, précise Delphine Daniel, responsable de développement RH, de 8 heures à 19 heures, via l’intranet de l’entreprise, et uniquement sur les 57 logiciels utilisés professionnellement par les salariés.?En dehors de cette plage horaire, ils ont un accès illimité à l’ensemble des 400 logiciels et versions disponibles (toutes les Google, Adobe, iOS Android, les réseaux sociaux Facebook, Linkedin, Twitter, Skype, le logiciel de création de sites web WordPress…), s’ils souhaitent se former sur d’autres outils que ceux utilisés en interne.

En termes de fonctionnement, le salarié formule sa question sur le site et a accès à des vidéos explicatives de 2 à 5 minutes sur la manipulation bureautique (pas d’animation de type dessin animé). Au-delà d’une recherche sur un point précis, le salarié peut également se construire un parcours de formation sur un outil, composé de plusieurs modules, avec suivi et évaluation.

Les salariés ont été informés de la mise en place de cette solution via le site intranet, en début d’année, par un lien renvoyant vers Vodeclic, présent dans l’outil de gestion des entretiens d’évaluation. Cette solution sera également abordée lors de la première quinzaine de mars à l’occasion de conférences RH à destination des salariés.?Tout bilan est évidemment prématuré, mais Delphine Daniel et Brigitte Collin assurent que les attentes sont nombreuses et qu’il y a une bonne adhésion à l’outil depuis le démarrage, même si celui-ci n’est pas tutoré.

Cette opération est « hors DIF et hors plan », au sens où elle est offerte aux salariés, sans impact sur leurs droits DIF ni sur le plan individuel de formation.?Côté financement, elle fait l’objet d’une convention avec l’Opca Afdas susceptible d’impacter le coût de l’achat sur le budget du plan de formation, dès l’instant où les temps de connexion seront supérieurs à 3 heures pour au moins 50 personnes. Prisma Media verse l’intégralité de son plan de formation à l’Afdas, depuis que son ancien Opca, Médiafor, a fusionné avec lui. Prisma Media dépense annuellement 4,08 % de sa masse salariale en formation (20 000 heures environ) et « 91 % des salariés ont été formés au moins une fois en 2013 ».

Depuis un an et demi, les salariés ont la possibilité de suivre des conférences et des formations en accès libre à travers les fameux Mooc (Massive open online courses). Un certain nombre d’universités françaises et étrangères ouvrent leurs cours, et les salariés de Prisma peuvent s’inscrire et suivre les formations qui les intéressent (Harvard, Duke, MIT, Polytechnique, etc).

Le e-learning a pris aussi sa place dans les formations linguistiques où, depuis cinq ans, Prisma travaille avec Atribord, mixant des cours en face-à-face ou par téléphone avec l’accès à leur plateforme de e-learning. Mais cette opération bureautique avec Vodeclic est véritablement sa première expérience de e-learning à grande échelle.