La gestion des temps et des activités est cruciale pour la DRH du PMU, qui administre les horaires variables de plus de 1 400 salariés répartis dans 35 agences régionales situées en France et dans les DOM-TOM, auxquelles s’ajoutent cinq sites en charge de la gestion des services centraux ainsi que le siège social parisien. L’opérateur de paris utilise Chronos d’Asys depuis treize ans, un outil lui permettant de centraliser l’ensemble de ses données horaires, tout en laissant la main aux utilisateurs locaux pour la saisie et le traitement des informations.

Depuis, le logiciel a connu plusieurs évolutions, passant notamment en version Web en 2007, puis fin 2013, en étant complété par Freetime. Ce nouveau portail collaboratif permet aux salariés de saisir directement leurs demandes de congés, qui sont ensuite soumises automatiquement pour accord aux responsables hiérarchiques.

Si la mise en place de ce module n’a pas posé de problèmes techniques, il en a été autrement pour l’attribution des habilitations aux managers. « Chaque entité a ses particularités et est gérée localement », explique Édith Boulinguez, chargée de missions ressources humaines au PMU. Cette grande autonomie pose notamment le problème de la connaissance de tous les liens hiérarchiques, ce qui a compliqué la tâche de la DRH. « C’est l’identification des liens de dépendance et la définition des droits qui nous ont pris le plus de temps, car un collaborateur peut avoir plusieurs managers en fonction des entités », confie la responsable. La mise en place de ce module a été accompagnée par un guide illustré de captures d’écran expliquant son utilisation pas à pas.

Le portail Freetime est utilisé par tous les salariés, mais ce n’est pas le cas de Chronos, réservé à une soixantaine de correspondants au sein des agences régionales et des différents sites administratifs. Ces derniers ont été formés dès le début à l’utilisation de Chronos afin d’y saisir différentes données, telles que pointages, congés, absences, astreintes. Ces données sont exploitées par le contrôle de gestion pour réaliser, à la demande, des états de reporting constituant des outils de management et d’aide à la décision pour les responsables d’équipes. « Un chef d’équipe pourra notamment, à l’occasion d’une nocturne, anticiper la planification de ses effectifs », précise la DRH.

Au PMU, les paris sont traités en temps réel, sept jours sur sept et 24 heures sur 24. De ce fait, les salariés affectés à leur traitement travaillent sur le mode des horaires opérationnels, c’est-à-dire avec des cycles horaires matinaux ou nocturnes et des astreintes par roulement. L’outil Chronos est interfacé avec la solution de gestion de la paye (d’ADP) afin d’intégrer les différentes primes (de nuit, d’horaires longs, etc.) que les salariés concernés doivent recevoir, selon les accords négociés.

Depuis la mise en service de Freetime, la DRH a relevé un grand nombre d’oublis de mots de passe et a donc prévu une nouvelle évolution afin que les salariés se connectent avec les mêmes identifiants et mots de passe que ceux qu’ils utilisent pour accéder au réseau d’entreprise. Son utilisation par les salariés a permis aux assistantes de dégager du temps. La prochaine amélioration devrait concerner la consultation du planning des congés par les collègues d’un même service. « L’outil de gestion des temps et activités est incontournable, et nous ne pourrions nous en passer pour l’établissement des payes », souligne Édith Boulinguez, fière de confier à celle qui lui succédera, Christelle Fablet, le soin de poursuivre les évolutions avant de prendre sa retraite.