Rien n’arrête EY (Ernst & Young) dans sa lancée numérique. Après la dématérialisation des processus RH, le cabinet s’est attaqué aux documents papier du dossier collaborateur. Plutôt que d’utiliser un stylo au moment de signer son contrat de travail, chaque nouvel embauché se connecte aujourd’hui sur un site Internet et appose sa griffe électronique sur un document digitalisé.

Le salarié dispose également d’un coffre-fort virtuel qui lui permet de stocker, outre son contrat, beaucoup d’autres pièces administratives : dossier d’accueil, bulletins de paie, avenants, attestations…

« La production de ces documents générait une énorme masse de papier et nécessitait un important travail de classement », se souvient Sonia Cluzet, la responsable des systèmes d’information RH. Elle a, du coup, préféré dématérialiser à la source, au lieu d’intégrer des archives papier scannées dans une solution de gestion électronique des documents (GED). L’objectif ? Faire gagner la fonction RH en réactivité, tout en réduisant les coûts.

Il s’agissait aussi de « faciliter l’accès des salariés à leurs documents par le biais de nouvelles technologies qu’ils utilisent largement en dehors de leur vie professionnelle », appuie la DRH, Anne-Marie Husser. Il faut dire que l’entreprise, forte de 5 000 salariés en France, emploie une majorité de consultants et d’auditeurs, très souvent en déplacement. C’est aussi une population jeune, dont la moyenne d’âge ne dépasse pas 33 ans. Jouer la carte des RH digitalisées contribue également à donner une image novatrice de l’entreprise auprès des jeunes candidats.

La solution de Primobox (Demat RH) a été choisie après un appel d’offres lancé en mars 2012. Début 2013, soit quatre mois après le début des paramétrages informatiques, les premiers contrats de travail dématérialisés étaient créés. En parallèle, le dossier dématérialisé du salarié et les coffres-forts électroniques, salariés et employeur, ont été mis en place. Puis, tout au long de l’année dernière, d’autres documents digitaux ont vu le jour, suivant une cadence mensuelle : dossiers d’accueil, avenants, périodes d’essai, attestations de travail…

Particularité de ce projet : il a été mené par des équipes « virtuelles ». La vingtaine de personnes ayant participé au programme, non liées entre elles par des rapports hiérarchiques et dispersées sur des sites éloignés, ont travaillé exclusivement avec des outils de communication à distance.

Un peu plus d’un an après le lancement de l’opération, un millier de contrats de travail dématérialisés ont été signés. Le tout-numérique a-t-il pour autant convaincu les salariés ? En partie, car seuls 40 % d’entre eux ont choisi de recevoir leur bulletin de paie sous format électronique. « C’est le résultat qu’obtiennent en moyenne les employeurs après trois ans de communication sur le sujet », relativise toutefois Sonia Cluzet.

Et, selon Anne-Marie Husser, les bénéfices attendus sont bel et bien au rendez-vous. Les RH ont notamment gagné en efficacité : « Auparavant, plusieurs personnes du département recrutement étaient chargées de produire des contrats de travail en série. Aujourd’hui, les documents électroniques sont créés en quelques clics ». Mais, dès lors que la dématérialisation dépossède des collaborateurs de certaines activités, voire de leur emploi, elle peut susciter des résistances, prévient la DRH : « L’enjeu consiste à anticiper le repositionnement des personnes. » De fait, tous les gestionnaires RH dont le poste a été supprimé ont été reclassés, voire promus.

« En moins d’une année, le projet a été rentabilisé », poursuit-elle. L’expérience devrait d’ailleurs s’étendre aux services comptable et financier. Anne-Marie Husser en est certaine : « La dématérialisation est un projet qui ouvre des opportunités illimitées. »