En France, le groupe d’origine italienne Amplifon, spécialisé dans l’appareillage auditif, compte plus de 700 salariés répartis dans près de 390 centres d’audioprothèses. La gestion des ressources humaines est centralisée, l’équipe RH regroupant douze personnes au siège parisien. Du recrutement à la gestion des départs en passant par la gestion des entretiens, des évaluations, de la formation, des attestations, des déclarations, chacune des missions de la fonction RH génère une masse de documents qu’il faut renseigner, imprimer, traiter, vérifier, photocopier, trier, classer, archiver. Et, le cas échéant, rechercher.

Une tâche que la croissance de l’entreprise – et donc du volume de formulaires à traiter – rendait difficilement tenable. « Nous avions commencé à numériser certains documents, mais une solution complète d’archivage était nécessaire », expose David Teixeira, responsable RH d’Amplifon. Qui se met donc en quête d’une solution de dématérialisation permettant de numériser et de gérer l’ensemble des documents RH. Fin 2012, l’entreprise se tourne vers son prestataire de paye, ADP, qui lui propose “Bureau virtuel RH” (BVRH), sa solution cloud de gestion et de recherche de documents liés à la vie des salariés.

Lors de l’établissement du cahier des charges, Amplifon avait souhaité personnaliser le plan de classement selon ses propres critères. Il lui fallait notamment pouvoir disposer d’un classeur “administration du personnel” regroupant les documents allant des contrats de travail à la médecine du travail. Au nombre des procédures personnalisées figure aussi un allongement du temps de déconnexion automatique ou encore le stockage du dossier salarié 24 heures après son intégration dans le système de paye.

Afin de faciliter l’adoption de l’outil par les collaborateurs RH, David Teixeira les a invités à participer à son adaptation. « Nous avons organisé des ateliers de travail et leur avons demandé de lister leurs critères de classement », précise le responsable. Ces ateliers ont permis à l’équipe d’appréhender une gestion documentaire dématérialisée, qui tienne compte des habitudes de travail. Mis en place en juin 2013, « Le BVRH est utilisé par tous les membres du service – gestionnaires RH, de paye, et administratifs – que nous avons équipés de deux écrans, dont un dédié au BVRH », explique David Teixeira.

La direction des ressources humaines d’Amplifon dématérialise d’ores et déjà la totalité des documents liés à l’embauche des salariés. Depuis quelques mois, elle s’est attelée à la numérisation de la base documentaire existante, dont 30 % seulement est achevée. Le RRH estime avoir encore besoin de six semaines de travail supplémentaire pour tout dématérialiser et étudie la possibilité de passer, par exemple, par un atelier protégé pour effectuer cette tâche.

Selon David Teixeira, l’outil répond parfaitement aux attentes. La dématérialisation rend les documents accessibles depuis n’importe quel ordinateur équipé d’une connexion Internet. Un avantage en cas de télétravail ponctuel pour raison personnelle ou en cas d’aléas climatiques ou de transport empêchant les salariés de se rendre au siège. À terme, l’entreprise souhaite donner aux directeurs de région l’accès aux dossiers des salariés. Et envisage de poursuivre la modernisation de ses services RH avec l’adoption éventuelle du bulletin de paie dématérialisé.