Le 24 mars 2011, le conseil général de la Sarthe a signé pour trois ans un contrat d’externalisation avec Place de la Formation : une première dans une collectivité locale. Deux ans plus tard : « Bilan tout à fait satisfaisant ! », assure Viviane Carrasco, responsable du bureau formation à la DRH du conseil général.

Place de la Formation a spécifiquement paramétré sa plate-forme électronique (outil central de sa prestation) pour le conseil général. Chaque fin et début d’année, Viviane Carrasco et ses assistantes y passent des commandes par flots, sous forme de fichiers Excel extraits du plan annuel de formation des 2 400 agents du conseil général, en précisant contenus, volumes, dates et heures souhaités. Elles sont les seules à disposer de cet accès. Elles reçoivent en retour des propositions de sessions de formation, les acceptent ou pas, demandent des changements. Une fois les sessions programmées, elles ont encore la main sur leur déclenchement. Une fois celles-ci passées, Place de la Formation leur envoie les évaluations.

Au-delà de la grande commande de décembre-janvier, Viviane Carrasco et son équipe interrogent la plate-forme tout au long de l’année, au fur et à mesure de l’arrivée des demandes de formation. L’an dernier, sur 4 200 demandes, 1 851 ont été répercutées à Place de la Formation. « La priorité est accordée au catalogue du Centre national de la fonction publique territoriale. Vers Place de la Formation sont dirigées les demandes spécifiques : les “moutons à cinq pattes” », explique Viviane Carrasco. Exemples en 2012 : sécurité, autosurveillance des stations d’épuration, ergonomie des rues, recherche des aides sociales, préservation des archives, cours de conduite en situation difficile pour les directions des routes…

La décision d’externaliser a surtout été prise pour cela : retrouver de la réactivité face aux demandes des fonctionnaires. « Nous n’arrivions plus à gérer notre plan de formation par contrat-cadre avec les fournisseurs, ni via le marché à bons de commande. Les consultations dans les règles prenaient trop de temps. Des formations ne se faisaient pas. Des fournisseurs ne nous répondaient même plus », raconte Viviane Carrasco.

L’un des grands acquis a été de transférer à Place de la Formation la responsabilité du respect du Code des marchés publics, notamment pour la mise en concurrence des formateurs. Une procédure rapide a été trouvée par le service de la commande publique du conseil général et intégrée aux paramètres de la plate-forme. Viviane Carrasco ne touche plus ni au choix, ni aux tarifs des formateurs. À peine si elle vérifie quelquefois qu’ils ne sont pas que de récents diplômés du cours qu’ils enseignent. « Nous apportons l’efficacité du secteur privé dans le plus strict respect du Code des marchés », commente Jérôme Lesage, Pdg de Place de la Formation.

Des problèmes de vocabulaire ont également été réglés sur la plate-forme, car il y a plusieurs types de formation dans un conseil général : professionnalisation, perfectionnement, statutaire. Alors que, dans le privé, on parle d’« adaptation au poste de travail » ou de « renforcement des compétences ».

Bilan : des économies. « 10 % sur l’achat des formations, 20 % par l’amélioration de la gestion des formations », assure Jérôme Lesage. Sans donner de chiffres précis, Viviane Carrasco approuve : « Nous voulions accéder à une offre de formation aux métiers de la collectivité à un coût pédagogique le plus près possible du marché : c’est tout à fait satisfaisant. »

La facturation de Place de la Formation est constituée d’un abonnement à la plate-forme et d’une rémunération supplémentaire sur le flux des formations achetées par son intermédiaire.