E & C : Le Prix de l’entreprise collaborative génère de plus en plus de candidatures. Qu’est-ce que cela traduit ?

G. G. : Cela démontre que la thématique du collaboratif fait partie intégrante des réflexions actuelles des entreprises. Mais cela fait déjà plusieurs années qu’elles s’y intéressent. Certains projets, lancés il y a déjà deux ou trois ans, arrivent à maturité. D’autres sont plus récents et sont mis en œuvre, notamment, par des entreprises ou des organisations qui souhaitent insuffler une nouvelle dynamique en cette période de morosité économique et sociale. Enfin, il y a aussi les « suiveurs » qui ne veulent pas être en reste mais qui, parfois, omettent de réfléchir en amont aux objectifs poursuivis.

E & C : Quelle est votre définition de “l’entreprise collaborative” ?

G. G. : Pour faire court, c’est une entreprise qui met tout en œuvre pour faciliter l’émergence de l’intelligence collective au travers du développement d’échanges entre individus. Et ce, dans le souci de servir son objectif stratégique : développement des compétences, fidélisation des collaborateurs, amélioration du service client…

E & C : Comment le jury sélectionne-t-il les projets ?

G. G. : Dans tous les cas, le site doit répondre aux objectifs visés et aux besoins des utilisateurs, entreprise et collaborateurs. Même si le critère de forme n’est pas le plus important, il doit être suffisamment attractif et intuitif. Le candidat doit prouver l’utilité (et donc l’utilisation) sur le long terme du site. Un autre élément de comparaison est l’innovation – en termes de technologies, de fonctionnalités, d’usages, de populations cibles… Enfin, le jury regarde également les impacts quantitatif et qualitatif (davantage de coopération, de partage), ainsi que l’interactivité, c’est-à-dire la possibilité donnée aux utilisateurs d’enrichir les contenus, de les partager.

E & C : Si vous pouviez qualifier les réalisations présentées cette année en trois mots.

G. G. : Je dirais : accessibilité, démocratisation et, justement, stratégie. Accessibilité, parce que les entreprises ont la volonté de permettre à leurs collaborateurs de se connecter à distance à leur site collaboratif au moyen de tous outils technologiques à leur disposition – notamment avec la vague du Byod. Et elles souhaitent en ouvrir aussi l’accès à leurs partenaires. Démocratisation, car le site n’est pas réservé à une population particulière, mais doit être utilisable par tous. En outre, tous les types d’organisations sont concernés : petites et moyennes entreprises, acteurs des fonctions publiques territoriale et hospitalière, grands groupes, universités… Enfin, les projets sont au service de la stratégie de l’entreprise. Ils génèrent de nouvelles façons de travailler, profitent aux opérationnels, permettent l’innovation… voire sont utilisés par les dirigeants pour réfléchir collectivement sur l’élaboration et la mise en œuvre de cette stratégie.

E & C : Les départements ressources humaines sont-ils toujours partie prenante de ces projets ?

G. G. : Les candidats du prix ont pratiquement tous intégré les RH dans la réflexion et la mise en œuvre de leurs projets. En effet, ces derniers ont bien souvent des conséquences sur la façon de travailler des collaborateurs, les métiers et les compétences requises ainsi que sur les organisations en place. Les services RH sont donc les mieux placés pour accompagner le changement.

E & C : Font-ils eux-mêmes usage du collaboratif ?

G. G. : Les outils collaboratifs restent, à mon sens, encore trop peu exploités par la fonction RH. En dehors de l’automatisation de procédures – congés, entretiens annuels, mobilité… –, les utilisations possibles sont pourtant diverses : détection des talents et des compétences par le biais des contributions, développement de parcours de formation et d’accompagnement, mise en place de communautés RH et managériales, outils d’aide aux recrutements et à la cooptation, mise en place de politique de tutorat à distance, baromètres sociaux en ligne…

E & C : Les entreprises savent-elles mesurer le retour sur investissement d’un projet collaboratif ? Sur quels critères se basent-elles ?

G. G. : La notion de ROI est complexe à évaluer : son calcul nécessite d’isoler les effets d’un tel projet, certains provenant d’autres actions, puis d’en estimer l’impact monétaire. Bien souvent, à l’image de ce qui se fait en matière d’évaluation de formation, les entreprises se contentent de mesurer l’utilisation de ce genre de site et la satisfaction des collaborateurs. Dès lors, des indicateurs tels que les taux d’utilisateurs réguliers par rapport à la cible totale du site, les temps de visites moyens, l’évolution du nombre de contributions mensuelles peuvent être utilisés. Il est plus rare de voir des indicateurs monétaires. On en trouve toutefois dans le cas d’automatisation de procédures RH et administratives – jours – hommes « économisés » –, de conversion d’offres de formation présentielle en modules distanciels – réduction des coûts –, sans pour autant vérifier l’efficacité du dispositif. La notion de ROI est aussi pertinente pour des dispositifs d’innovation, lorsque des projets sont mis en œuvre suite aux échanges sur des “boîtes à idées collaboratives”.