« Un Mikado géant. » Quand Mathias Boutbien, DRH France de Labco, compare son projet de système de paie unifiée au jeu de patience, c’est pour mieux en souligner la complexité. Dans un contexte de baisse du chiffre d’affaires de la biologie médicale et de fusion-acquisition des laboratoires, le groupement d’intérêt économique décide, en décembre 2010, de créer sa propre plate-forme centralisée de traitement des salaires.

Pour le GIE, bâti sur une croissance externe rapide, il s’agit d’abord de regrouper les données de ses 2500 collaborateurs en France, répartis sur quelque 200 petits sites. Sans personnel dédié à la gestion des bulletins de paie, la plupart des centres d’analyses déléguaient alors cette tâche à des cabinets comptables. D’où des différences d’approche notables d’un laboratoire à l’autre et de fréquentes erreurs sur les fiches de salaire. Une situation fâcheuse aux yeux d’un DRH convaincu que la paix sociale d’une entreprise dépend, au moins pour moitié, de la justesse de sa paie…

Le projet d’unification prévoyait la mise en place d’une équipe de gestionnaires. Six salariés, comptables d’un grand laboratoire, seront formés en quatre mois à leur nouveau métier. Et Labco choisit de s’appuyer sur un prestataire proposant une application et des services informatiques en mode SaaS.

En mars 2011, un appel d’offres est lancé. Les deux finalistes sont départagés par un essai de leur logiciel en situation réelle (lire l’encadré ci-dessous). La solution de Cegedim SRH remporte la mise. Dans le cadre d’une gestion semi-externalisée, l’éditeur assure l’hébergement de l’application, sa maintenance et son évolution. Il lance les processus de paie et garantit la sécurité des données. « Nous assurons l’exploitation du système. Les paramétrages et le suivi du réglementaire sont sous la responsabilité du prestataire », précise Mathias Boutbien.

Entre le lancement du projet, l’appel d’offres, la sélection du logiciel en juin 2011, le début des paramétrages en septembre et les premiers pilotes en janvier 2012, la mise en œuvre de l’outil a duré deux ans, les étapes s’étant succédé à un rythme assez soutenu. Pendant six mois, Labco a mené des tests sur trois sites. Et a obtenu des paies sans erreur dès le premier mois. La solution a ensuite été déployée progressivement sur les autres sites du groupe au cours de 2012. Aujourd’hui, la paie centralisée prend en charge 2 300 collaborateurs sur les 2 500 du réseau. « La solution a d’abord été expérimentée auprès des sites qui avaient été longtemps réfractaires au changement », raconte le DRH. Car les laboratoires adhérents restent libres de choisir un service si celui-ci n’est pas proposé directement par le GIE. Il a donc fallu persuader le réseau de l’utilité de la prestation.

Les arguments employés ? Le premier est d’ordre pratique : la solution garantit la conformité légale des paies et sonne le glas des pratiques approximatives risquées… Autre raison convaincante, le service décharge les labos du reporting, perçu comme une surcharge de travail. « L’application apporte aussi, à travers une approche analytique des coûts, une vision claire de la masse salariale, premier poste de dépenses de l’entreprise », considère le DRH.

D’un point de vue économique, le recours à la semi-externalisation dissipe les zones d’ombre sur le prix du traitement de la paie. Les facturations très disparates des cabinets comptables pouvaient en effet être incluses dans leurs prestations globales et varier d’un mois sur l’autre. Auparavant, le tarif du bulletin s’élevait à 13 euros hors taxes en moyenne, s’échelonnant de fait entre 5 et 40 euros. Aujourd’hui, le coût au bulletin avoisine les 22 euros TTC. Bilan ? Un tiercé gagnant pour Mathias Boutbien : « Nous avons sécurisé et fiabilisé notre paie tout en obtenant une très large visibilité sur nos pratiques dans ce domaine. »

De sorte que le DRH a entamé en parallèle un chantier grand format, celui de l’unification des politiques salariales. « On ne dénombre pas moins de sept manières de traiter la seule prime d’ancienneté conventionnelle dans notre réseau », illustre-t-il. À ce jour, une quarantaine de réglementaires de paie subsistent encore sur les 80 d’origine. Le directeur s’est fixé une fenêtre de trois à cinq ans pour mettre à plat ces pratiques.

D’ici là, le SIRH de Labco comptera de nouvelles briques autour du système de paie. Dans les cartons, un module de gestion de la formation qui devrait être mis en place en début d’année prochaine, suivi d’un outil de planification, puis de GPEC. De quoi alimenter encore le Mikado géant.

C’est une sorte de stress test pour un logiciel. Pour choisir entre les deux applications sélectionnées en finale de son appel d’offres, Labco leur a fait subir un “proof of concept” (POC), ou démonstration de faisabilité. En clair, une mise en situation avec des données réelles. Résultat des courses : contre toute attente, la solution pressentie a été écartée, car elle ne pouvait pas traiter certains cas pratiques. « Un POC coûte environ 5 000 euros, mais c’est un investissement utile, indique le DRH France. Ce test permet de vérifier les possibilités d’un logiciel, au-delà du discours des éditeurs. C’est un élément clé dans de la réussite d’un projet. »