Suite à un audit social, le conseil général de l’Essonne a entrepris en 2012 de changer de culture managériale. « L’audit avait identifié des problèmes de souffrance au travail, de perte de sens, d’isolement. Il était indispensable de mettre tout le monde en mouvement, et pas seulement les cadres, autour du projet intitulé “Mieux travailler et être ensemble”. Un séminaire de restitution classique n’aurait pas forcément créé de dynamique. Nous avons choisi la méthode du forum ouvert pour permettre à chacun d’apporter ses contributions », expose Cécile Joly, conseillère au pôle innovation du conseil général.

Le principe : dans une ambiance ludique et créative, chacun apporte des idées pour résoudre une problématique. La méthode du forum ouvert a été inventée par Harrison Owen, un consultant américain, qui estimait qu’il se passait beaucoup plus de choses intéressantes lors des pauses-café que pendant un séminaire.

Première étape : constituer un groupe projet représentatif des 400 agents concernés par le séminaire (ceux de la DGR, direction générale des ressources, c’est-à-dire les fonctions supports). Quatorze agents de tous niveaux et de tous services se sont portés volontaires. Accompagnés par un coach utilisant des méthodes de prise de décision – le “zéro objection”, la méthode du rêve –, ils ont été particulièrement imaginatifs. Le groupe a ainsi construit le concept de “jardin des possibles”, où les jardiniers seraient les managers, les fleurs étant les agents, les abeilles et papillons les facilitateurs. Deux séances ont suffi pour qu’ils deviennent autonomes et s’organisent à leur gré, les uns prenant en charge la logistique, les autres la communication, l’animation, etc. Pendant toute la période de préparation, ils adressaient leurs propositions à un groupe de pilotage (composé de directeurs) qui, lui aussi, devait jouer le jeu du “zéro objection” pour ne pas brider la créativité.

Aboutissement de leur travail, le séminaire, qui s’est tenu en septembre 2012, est d’abord une surprise visuelle pour les participants : fresque colorée, badges en forme de fleurs, petits espaces de réunion conviviaux. Chacun se voit remettre la feuille de route de la journée, toujours dans l’esprit du jardin des possibles : mon bouquet (constituer un groupe de discussion), la ruche (choisir un animateur et deux thèmes de discussion, débattre et proposer), la grande circulation (faire circuler ses propositions aux autres bouquets) et le bouquet final (écouter et échanger).

Selon la méthode du forum ouvert, chaque thème donne lieu à trois interrogations : que faut-il arrêter ou continuer ? Comment innover ? Exemples : que pourrions-nous proposer pour que le travail de chacun soit mieux considéré ? Que pourrions-nous faire et proposer pour éviter le travail en urgence ? Les propositions sont inscrites au fur et à mesure sur de grands tableaux. Parallèlement, les participants peuvent inscrire les valeurs qu’ils souhaitent voir germer sur une fresque collaborative.

Pour Cécile Joly, l’opération a été une réussite : les agents du groupe projet se sont investis comme ­jamais, les participants du séminaire ont été pris dans la dynamique. Bref, la mise en mouvement espérée s’est produite. Reste à transformer l’essai, ce qui est une autre affaire.

Certes, un plan d’engagement a été pris à la suite du séminaire en tenant compte des propositions, mais une grosse structure ne se transforme pas du jour au lendemain. Certains participants manifestent leur frustration, voire leur déception. Par ailleurs, seuls 10 % des agents ont pour l’instant été impliqués.

La méthode du forum ouvert a en tout cas été reprise par quatre directions sur six au sein de la DGR pour organiser leur propre séminaire. « Le forum ouvert, qui mise sur la co-construction, est symbolique de ce qui devrait se produire au quotidien dans l’organisation, explique Cécile Joly. C’est forcément plus compliqué, plus lent, mais il permet d’agir sur une transformation de fond. »