« Externaliser la gestion administrative de la formation pour se recentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée semble évident, remarque Martine Bouquin, responsable formation de l’entreprise de communication extérieure Clear Channel France. Mais ça n’a pas été tout à fait le cas, car nous avons mis un certain temps à trouver nos marques respectives. »

Depuis la mise en place de l’externalisation en 2011, il y a, d’un côté, le pôle formation composé de Martine Bouquin et d’une gestionnaire et, de l’autre, Develop’Invest, un spécialiste de la gestion externalisée de la formation professionnelle, qui s’est vite imposé comme « un prolongement du service formation ». « La qualité de notre travail en commun repose sur la proximité, l’écoute et la transparence », insiste la responsable formation.

« Nous formons un binôme », confirme Pierre Guillaumat, consultant-chef de projet chez Develop’Invest, qui accompagne Martine Bouquin. Pour cette dernière, l’effet principal de l’externalisation est de lui avoir permis de « se recentrer sur son cœur de métier : faire de la formation un levier de développement de l’entreprise, soigner les relations de proximité avec les managers et gérer des projets comme la mise en place d’une certification professionnelle pour le personnel technique ».

Tous les ans, lorsque la campagne de formation est lancée, du 15 septembre au 15 octobre, les managers lui indiquent leurs besoins en formation à partir d’un outil de gestion de carrière. « Nous arbitrons ensemble les priorités », précise-t-elle. Et cet arbitrage est plus que nécessaire cette année, puisque l’entreprise, sous l’effet de la crise, est obligée de limiter son budget formation à la seule obligation légale. L’objectif reste de répondre aux besoins d’évolution de l’entreprise et des collaborateurs, en évitant de générer trop de frustrations. Les formations liées à la sécurité (en particulier les habilitations électriques pour les afficheurs qui interviennent sur panneaux déroulants) mobilisent une partie importante du budget global.

C’est là que Develop’Invest trouve toute sa place, en aidant Clear Channel à optimiser ses coûts de formation. La première étape, pour Pierre Guillaumat, consiste à « veiller à ce que le recueil des besoins annuels de formation soit le plus précis possible, jusqu’au nom des participants, afin de faire correspondre des coûts à des financements clairement identifiés ».

Ensuite, le consultant négocie avec l’Afdas – l’Opca de Clear Channel France (branche de la publicité) – « les contreparties financières optimales » que l’entreprise peut espérer obtenir en échange du versement intégral de son 0,9 % plan de formation (qu’elle pourrait gérer librement puisque sa branche ne la contraint à aucun versement minimal à son Opca).

Martine Bouquin ne cache pas que le changement d’interlocuteur vis-à-vis de l’Afdas a dû être accompagné. Désormais, sur la base d’une réunion tripartite dans l’année, « une relation de confiance a pu être instaurée ».

Pour Pierre Guillaumat, l’essentiel de son travail ne se résume pas à l’ingénierie financière : « Nous accompagnons l’entreprise au quotidien dans sa gestion du plan de formation », et dans certaines actions de communication comme celle sur le DIF. Le fait de connaître les « périodes souhaitées » pour se former dans l’année, déterminées par l’entreprise, permet en outre au consultant de suivre step by step les formations grâce au logiciel Visio. Develop’Invest accompagne le processus depuis l’inscription en formation jusqu’aux évaluations finales. Il gère également les relations avec la vingtaine d’organismes de formation partenaires de Clear Channel, même si Martine Bouquin souhaite « effectuer le choix final ».

La gestion des données de formation brutes (noms des participants, durées des formations, présences-absences, etc.) permet au prestataire de faire des reportings réguliers. Il réalise par ailleurs un historique des formations pour l’entreprise « depuis 2008 », ce qui permet d’établir des passeports individualisés de formation et de suivre la progression des carrières et la montée en compétences des salariés. Toute la gestion est effectuée dans MySiteRH de Develop’Invest, rémunéré sur une base forfaitaire fixe selon le nombre de collaborateurs, plus un variable selon les volumes de départs en formation.

• Activité : communication, affichage publicitaire.

• Effectif : plus de 1 000 collaborateurs en France.

• Chiffre d’affaires : 257 millions d’euros en France en 2011.