Depuis que l’Ocirp a troqué ses tableaux Excel en excès contre un outil informatique unique, la gestion administrative du personnel « n’est plus un problème » pour Véronique Binet. La responsable RH du regroupement d’institutions de prévoyance a décidé de lancer son projet de SIRH en octobre 2010. Motif ? Il s’agit alors d’accompagner le développement de l’organisme et la croissance de ses effectifs : près de la moitié des 85 salariés comptent en effet moins de quatre ans d’ancienneté dans l’entreprise. Tout en continuant d’externaliser la gestion de la paie, Véronique Binet souhaitait s’appuyer sur un outil d’aide à la décision lui permettant, notamment, de mettre en œuvre un reporting social.

Son choix se porte sur Saphyr, progiciel de paie et de gestion du personnel édité par le groupe Hardis, ce prestataire assurant la gestion et le traitement des bulletins de paie. Organisé en modules optionnels, « l’outil est simple à utiliser », commente la responsable.

Le projet s’est organisé autour d’une base de données centrale. Pendant les trois premiers mois du chantier, les processus de paie ont été revisités et intégrés dans l’outil. Un délai serré : « Il ne faut pas sous-estimer cette étape, même dans une structure de petite taille comme la nôtre, conseille Véronique Binet. Une partie de nos règles n’était pas écrite. Il nous aurait fallu un peu plus de temps pour les mettre noir sur blanc et les intégrer dans de bonnes conditions. »

Les tests du nouveau système se déroulent ensuite pendant trois mois, à partir de janvier 2011. Le temps d’affiner les derniers réglages et de vérifier notamment que les données transmises par l’application de gestion des temps (absences, congés, RTT…) ont bien été reprises dans le logiciel de paie.

Lancée en avril 2011, la nouvelle plate-forme de paie externalisée répond aux attentes du service RH : « Aujourd’hui, nos données administratives sont fiables et précises. Nous pouvons les contrôler plus facilement », témoigne Véronique Binet. Un préalable indispensable pour répondre au volume croissant de chiffres à fournir par la DRH. Dans la foulée de la paie, l’Ocirp a ainsi déployé ses autres briques logicielles. À commencer par l’application de gestion de la formation. L’outil permet de suivre le plan de formation, de connaître les coûts pédagogiques ou encore d’analyser les données avant de les transmettre aux IRP. Le module fournit, par ailleurs, les informations pour les bilans sociaux individuels (formations effectuées, nombre d’heures…).

Depuis l’année dernière, l’organisme utilise également un module pour calculer l’intéressement de ses collaborateurs. Et dès juin, le programme d’analyse des données de paie livrera ses premières informations. À travers un seul outil, la responsable souhaite pouvoir extraire et communiquer plus facilement les données sociales aux institutions représentatives du personnel. Les RH disposeront aussi de nouveaux indicateurs et ratios : rémunérations moyennes, médianes, promotions, absentéisme… De quoi, selon la responsable, « progresser dans le métier des RH ».