Pour éviter un refus des salariés qui allaient perdre plus de 20 % d’espace, la direction leur a fait imaginer le lieu tel qu’ils aimeraient l’occuper. Ils ont passé au crible toutes leurs habitudes de travail.
Moquette gris souris, mobilier blanc hyperfonctionnel. La sobriété a prévalu dans les choix d’aménagement du siège de Decitre, où seuls quelques immenses photos estompées de lecteurs et de rares panneaux rouge vif, dans les mêmes tons que le logo, font irruption dans l’ensemble de bureaux qui occupe trois des douze plateaux d’un petit immeuble neuf de standing. Cette signature visuelle, dans les mêmes tons que le logo de ce vieux libraire lyonnais, souligne aussi bien l’entrée principale que les petits sas réservés aux entretiens.
Aucun des espaces collaboratifs, qui accueillent jusqu’à dix salariés, n’est aménagé à l’identique du voisin. Les bureaux des commerciaux, par exemple, sont équipés de parois d’absorption des bruits plus étanches que celles dont disposent les conseillers de vente en ligne. Chaque univers professionnel renseigne le visiteur sur ses contraintes propres.
La direction se dit d’autant plus fière du résultat qu’elle avait dû mener son projet en six mois, fin 2010. « Notre déménagement avait deux objectifs : rapprocher nos services répartis sur deux sites distants de 200 mètres l’un de l’autre – mais sans nous éloigner de notre entrepôt logistique –, et faciliter la communication interne, qui reposait trop sur les échanges de mails et le téléphone », explique le DRH, Marc Bourscheidt.
Pour les équipes, ce changement représentait surtout une baisse importante de la superficie (de 1 000 m2 à 800 m2). Chacun pressentait que les bureaux individuels ne seraient plus réservés qu’aux membres du comité de direction. « Beaucoup avaient cette crainte : “Au boulot, ce sera petit et mon bureau, c’est fini”, résume Marc Bourscheidt. Il nous fallait non seulement convaincre les salariés de l’intérêt de changer, mais surtout leur donner envie de venir. »
Ayant déjà l’expérience du changement de siège de Celio, dont il avait supervisé le projet, il s’est mis en relation avec quatre prestataires. Son cahier des charges consistait à faire aménager l’espace, faire adhérer les salariés et exprimer l’image de l’entreprise à travers des valeurs d’innovation, de relation au client et d’attachement à la lecture. « Je ne l’avais pas dit expressément, mais je voulais me voir proposer une démarche participative. Un seul cabinet en a eu l’intuition. »
Ce prestataire, Jacques Palais, est lyonnais. D’abord spécialisé dans l’aménagement de bureaux, il s’est familiarisé avec les méthodes d’audit qui permettent de combiner l’information collective et le recueil des aspirations, par groupe et individuellement. Il a réalisé un « safari-photo » (un millier de clichés) des situations de travail servant à montrer comment vivait le siège au quotidien. « Nous avons regroupé et analysé ces images en fonction de thèmes précis d’organisation du travail », précise Jacques Palais.
Ce dispositif a jeté une lumière crue sur les relations inter-services, les rythmes de fréquentation et les flux d’information. La direction s’est ainsi convaincue de rapprocher la communication des achats, les magasins du e-commerce et la comptabilité du contrôle de gestion, eux-mêmes tout proches de la paie et des RH.
Des ateliers de « cocréation » ont été mis en place avec 30 volontaires, durant le temps de travail. Les réunions se sont déroulées sur le plateau nu dans l’optique de s’approprier le lieu et de stimuler l’imagination des parties prenantes. « On a été attentifs à faire réagir les salariés sur le projet d’un service dans lequel eux-mêmes ne travaillaient pas, pour garantir une cohérence d’ensemble », souligne le prestataire.
Tout a changé, estime Marc Bourscheidt. Les salariés ont apporté leur contribution pour la disposition des bureaux et leur aménagement, ainsi que pour les flux d’archivage. Ce sont eux qui ont imaginé la zone de détente, près de l’accueil. Eux encore qui ont suggéré d’équiper chaque sas de rencontre avec un ordinateur connecté, pour s’éviter de promener le sien. Cette installation toute simple a remis à plat les relations avec les éditeurs de passage, qui viennent vendre leurs collections. Désormais, un même commercial dans une même pièce et ce sont les acheteurs qui viennent à lui.
• Activité : libraire.
• Effectifs : 400 personnes en Rhône-Alpes.
• Chiffre d’affaires 2012 : 70 millions d’euros.
