L’assureur Swiss Life a vite compris qu’il fallait trouver de bonnes raisons pour donner envie aux 650 salariés travaillant boulevard Haussmann, au cœur de Paris, de rejoindre leurs 350 collègues déjà installés à Levallois-Perret (92). Leur dire que ce projet s’inscrivait dans le cadre du programme Milestone de réduction des coûts opérationnels avait peu de chance de les convaincre. « Nous avons décidé d’ajouter les valeurs d’innovation et de modernité que porte Swiss Life », commente Geneviève Balabanian, directrice de programme chez Swiss Life France.

Dès septembre 2010, c’est-à-dire près de deux ans avant le déménagement, des groupes de travail ont été constitués avec des collaborateurs issus de tous les services. Objectif : repenser l’environnement en l’adaptant aux nouvelles façons de travailler, en mode projet notamment. « Les espaces ont été repensés pour améliorer la transversalité et les échanges », commente Geneviève Balabanian. Avec quatre priorités : l’ouverture, la modernité, l’équité et l’efficacité.

C’est ainsi que l’ensemble de l’espace a été repensé, avec deux types d’environnements : deux tiers de plateaux paysagers « classiques », avec peu de bureaux cloisonnés (seulement 25, contre une centaine auparavant) et un espace cafétéria à chaque étage ; un tiers de plateaux conçus en « environnement dynamique », où les salariés n’ont pas de poste attribué. « Ce mode de travail n’est pas aujourd’hui adapté à tous les métiers, explique Geneviève Balabanian. À ce jour, environ 300 collaborateurs sont concernés : des équipes de marketing, communication, informatique, organisation, distribution… »

Chaque équipe dispose d’un espace dédié : un « port d’attache » où les collaborateurs peuvent retrouver leurs collègues et ranger leurs affaires dans leur casier. Mais ils peuvent aussi choisir de travailler isolés dans une bulle, en équipe de deux, trois ou quatre dans un bureau, autour d’un café ou même dans des canapés. En tout état de cause, ils doivent libérer leur bureau tous les soirs : un système de mallettes et de casiers individuels leur permet de faire place nette.

« Nous avons tout fait pour éviter la perte de repères provoquée par un environnement non attribué trop poussé », commente Geneviève Balabanian. Selon la direction, le CHSCT, consulté dès le lancement du projet, n’a pas émis de réserves particulières. Les syndicats n’ont pas souhaité s’exprimer.

Cette organisation a été rendue possible par le développement du télétravail (qui n’en est encore qu’au stade de l’expérimentation chez Swiss Life) et par la dématérialisation des procédures : 99 % des fax ont été dématérialisés et les quelque 350 imprimantes personnelles ont été remplacées par une centaine de copieurs multifonction. De plus, tous les collaborateurs sont équipés désormais d’un mini-ordinateur portable connectable sur une station d’accueil.

Mais c’est surtout par une stratégie d’accompagnement du changement que Swiss Life a aidé ses collaborateurs à s’approprier cette nouvelle façon de travailler : « Nous avons pris le temps de bien présenter ces nouveaux espaces aux collaborateurs et à leurs managers, avec des maquettes et des simulations en 3D. Nous leur avons donné l’occasion d’exprimer toutes leurs craintes et de poser toutes les questions possibles en retraçant – avec des bonshommes en Lego – leur parcours quotidien. » In fine, les équipes se sont plutôt bien approprié ces espaces dynamiques. Ce qui ne leur a pas complètement fait oublier les charmes du cœur de Paris. Pas plus que les encombrements de la ligne 3 du métro…

• Activité : assurance de personnes.

• Effectifs : 2 300 collaborateurs.

• Chiffre d’affaires 2012 : 3,5 milliards d’euros.