Autogrill négocie un virage stratégique. Le groupe vient d’inaugurer son campus interne et a repensé sa politique de formation. « La restauration et sa clientèle évoluent vite. Il nous faut adapter nos processus en permanence et orienter de plus en plus nos métiers de la production vers la vente », explique Tony-Jacques Leguem, responsable formation et développement des compétences.

Dorénavant, chacun des cadres et des chefs d’équipe de la société doit suivre une formation par an dans le cadre d’un parcours de développement.

Deux mille personnes réparties dans 187 métiers et 18 sociétés en France sont concernées. Les trois conventions collectives applicables dans l’entreprise et les deux organismes collecteurs dont elle dépend corsent la gestion et le suivi des plans de formation. La recette d’Autogrill afin de faire monter en compétences ses salariés ? Un outil informatique, ingrédient de base dans cette configuration complexe.

Avant la mise en place de la solution Up Training de QuarksUp, la société ne disposait que d’un tableur pour organiser le suivi des cursus. Autant dire qu’elle manquait de visibilité : « Certains salariés bénéficiaient de plusieurs formations par an, d’autres n’en avaient suivi aucune depuis plusieurs années », relate Tony-Jacques Leguem.

Le choix de l’outil, en mode SaaS, s’explique par sa facilité d’utilisation et sa mise en place rapide. Initié en juillet 2012, son déploiement n’a duré que trois semaines. Le plus gros du travail a consisté en la création des bases de données (salariés, formations reçues, métiers, cursus, organigramme des entreprises…).

Lancée après la conception du catalogue de formation, en septembre 2012, la solution automatise l’administration des inscriptions aux stages, l’envoi des convocations ou encore le suivi des prestataires. La plate-forme permet aussi de gérer les facturations aux organismes collecteurs. « Les stagiaires d’un même groupe de formation peuvent tous appartenir à des sociétés différentes, l’outil crée autant de factures différentes. Cela permet d’éviter les erreurs », souligne le responsable. Ce contrôle financier plus efficace s’accompagne d’une substantielle accélération des processus. Les Opca, qui reçoivent les demandes de remboursement immédiatement après les stages, règlent l’entreprise dans des délais réduits de moitié.

Globalement, le patron de la formation estime que, dans son service, la durée des tâches d’inscription et de facturation a été divisée par quatre. Le tout pour une addition plutôt légère d’une dizaine d’euros par stagiaire. « Une somme très faible au regard du temps gagné », juge Tony-Jacques Leguem.

Car le retour sur investissement ne s’analyse pas au seul prisme budgétaire. Le temps libéré permet au service formation de se consacrer à des actions à plus forte valeur ajoutée. Les statistiques, historiques et autres synthèses que propose l’outil facilitent notamment l’analyse et le pilotage du développement des compétences clés dans l’entreprise. « Auparavant, nous gérions davantage des plans de formation que les montées en compétence des collaborateurs. Aujourd’hui, nous pouvons même, par exemple, mettre en place des contrats de professionnalisation », illustre le décideur. Autre avantage, la saisie des demandes de formation est décentralisée auprès des salariés. À partir de leur espace personnel en ligne, ces derniers se préinscrivent eux-mêmes aux stages. Une manière de les rendre acteurs de leur cursus.

Sur la route du développement des compétences, Autogrill doit encore franchir quelques étapes supplémentaires. L’entreprise doit notamment structurer les parcours de l’ensemble des salariés et finaliser son référentiel de compétences. Elle pourra ainsi informatiser ses évaluations annuelles. « Nous disposerons alors d’une vision d’ensemble nécessaire pour mener notre politique de GPEC », prédit le responsable. Des chantiers que l’employeur compte bien achever à l’horizon 2015.

• Activité : restauration et services aux voyageurs.

• Effectifs : 3 600 salariés en France, 62 000 dans le monde.

• Chiffre d’affaires : 242,1 millions d’euros en 2012.