Trop d’infos tue l’info. Chantal Colin, responsable de projets SIRH chez Marionnaud, en est persuadée : noyés sous les courriels du siège assortis de tableaux Excel contenant des données de reporting extraites du système de paie, les 33 chefs de secteur (en charge, chacun, d’une quinzaine de magasins) et les quatre directeurs de région du distributeur « ne voyaient pas l’essentiel ». Une vision également brouillée par l’absence de définitions des données qui soient communes au niveau central et au réseau. « Qu’entend-on par effectif ? Que met-on derrière le taux d’absentéisme ? Cela peut donner lieu à des interprétations différentes », illustre Chantal Colin.

La direction des ressources humaines avait donc besoin, tant pour elle-même que pour ses managers, d’un outil de pilotage approprié. L’application devait en outre être capable de corréler des données d’origines diverses pour mesurer, par exemple, l’impact de la formation ou de l’absentéisme sur le chiffre d’affaires des magasins. L’objectif du DRH, Gildas Delon, étant in fine de permettre aux responsables du réseau d’agir à partir d’indicateurs pertinents pour se concentrer sur le management du terrain. Un enjeu de performance qui a rapidement convaincu la direction générale d’avaliser le projet.

Marionnaud a opté pour la solution d’informatique décisionnelle RH Q-bik d’ICRH Groupe. « Il est très compliqué d’extraire des données issues d’autres systèmes et nous n’avons pas d’outil RH en interne, explique Chantal Colin. Par exemple, nous gérons la formation avec Forwork. À ma connaissance, seul Q-bik présente un modèle de données RH universel. »

« L’évolutivité a été l’un des autres critères de choix, car nous allions, dans le même temps, changer notre système de paie, poursuit-elle. Il nous fallait être en mesure de conserver les acquis en passant d’une ancienne version de HR Access externalisée chez IBM à GXP Link d’ADP. »

De fait, le projet de reporting a démarré fin 2010, alors que l’entreprise utilisait encore son ancien système. Quelques demi-journées d’atelier fonctionnel ont permis à l’équipe projet (incluant les responsables RH et des consultants de l’éditeur) de définir les indicateurs et les éléments d’analyse dont Marionnaud avait besoin, en commençant par les effectifs et l’absentéisme. Puis l’outil a été adapté aux particularités de l’entreprise. Chantal Colin a recetté l’outil pendant un mois avec une autre personne de son service à plein temps, formée à Business Object (Q-bik est basé sur cette technologie).

« Par la suite, nous avons été en mesure de produire nos propres rapports, ajoute-t-elle. Nous avons choisi de limiter la conception de requêtes à deux ou trois collaborateurs au siège, les autres utilisateurs – une cinquantaine de personnes en tout – accèdent à des rapports tout faits. »

Les deux premiers modules ont été mis en production en février et en octobre 2012. Et c’est en janvier, après un an de projet mené en parallèle, que Marionnaud a basculé sur GXP Link d’ADP. « L’intégration des données dans le modèle Q-bik s’est faite sans trop de difficulté », assure la responsable de projets.

En mars, la solution s’est enrichie d’un module chiffre d’affaires. Suivront la rémunération (analyse des composantes des rémunérations pour le siège et des charges de personnel pour le réseau) et la formation d’ici à la fin de l’année. De nouveaux indicateurs qui, avec l’ajout prochain de tableaux de bord dotés de signaux d’alerte, permettront une gestion RH encore plus fine.

• Activité : distribution de parfums et cosmétiques (560 magasins en France), filiale de AS Watson Group.

• Effectifs : 4 000 collaborateurs, dont 250 au siège.

• Chiffre d’affaires : 750 millions d’euros en 2012.