Comment renforcer les synergies entre TF1, Bouygues Construction, Bouygues Immobilier, Colas et Bouygues Telecom ? Comment unir les savoir-faire et expertises de ces cinq métiers du groupe Bouygues autour d’un projet stratégique commun et favoriser le partage des bonnes pratiques ? C’est l’équation à laquelle a voulu répondre l’entreprise en développant, fin 2009, un site Internet collaboratif dénommé BYpedia (BY pour Bouygues et pedia pour encyclopédie).

Face à la concurrence grandissante et aux exigences réglementaires de plus en plus nombreuses en matière de développement durable, innover sur le thème de la construction durable devenait un enjeu commercial capital pour le groupe. « Si nous voulions continuer à être compétitifs, il fallait arrêter de travailler en silos, passer d’une logique de compétition à la collaboration, explique Jeanne Glorian, responsable développement durable et qualité sécurité-environnement (QSE), et chef de projet. Nous savions que chaque entreprise avait déjà développé son expertise sur certains sujets : Bouygues Telecom sur la domotique, Bouygues Construction sur l’écoconception des bâtiments, Bouygues Immobilier sur l’aménagement d’écoquartiers. »

Après le succès du pilote autour du thème de la construction durable, Bouygues décide d’élargir l’utilisation du site aux collaborateurs de l’ensemble de ses métiers ainsi qu’à toutes ses filières fonctionnelles (RH, communication, informatique, achats, QSE…) en octobre 2011.

Le comité de pilotage du projet est alors composé d’un chef de projet de Bouygues SA, d’un assistant à maîtrise d’ouvrage, d’un responsable par filiale et par filière et du directeur informatique du groupe. Y participent également des représentants de la filiale du groupe, C2S, qui commercialise le site. Développé en interne, hébergé chez Bouygues Telecom, il est accessible depuis les bureaux ou à distance.

BYpedia propose tout d’abord un annuaire de compétences, composé de fiches profils que les collaborateurs sont libres de remplir, avec la description de leurs expertises et de leurs centres d’intérêt. Un outil précieux pour rechercher des spécialistes à partir de leurs compétences. À ce jour, sur 8 000 personnes inscrites sur le site, 4 000 ont rempli leur fiche.

Afin de partager les bonnes pratiques, de susciter l’innovation ou encore de travailler sur des problématiques transverses communes porteuses de business, d’efficacité opérationnelle ou d’amélioration continue, les salariés peuvent créer des groupes de travail publics, privés ou confidentiels. Aucune modération n’est prévue : « Nous nous sommes aperçus qu’il valait mieux miser sur l’incitation aux contributions. Et nous n’avons jamais constaté de dérives ni de débats polémiques », relate Jeanne Glorian.

Pas moins de 350 groupes de travail ont vu le jour et 450 partenaires externes y sont invités. Parmi les plus actifs, on peut citer “échanges achat énergie groupe” pour évoquer les bonnes pratiques en matière de gestion de l’énergie au sein du groupe et élaborer des stratégies d’achats communes, l’audit interne, le comité achats responsables groupe, le comité écoconception, etc. La fonction RH dispose de ses propres groupes, comme celui des relations avec les écoles ou de la mobilité entre les métiers du groupe.

Troisième composante du site, après l’annuaire et les groupes de travail, une bibliothèque d’articles rédigés et enrichis par les collaborateurs, véritable encyclopédie collaborative, équivalent d’un Wikipédia.

S’agissant du choix de l’outil, la volonté était d’emblée de disposer d’un site très simple à utiliser, sans formation nécessaire. Le groupe a retenu la technologie SharePoint et réalisé des développements spécifiques pour plus de convivialité. Pour le promouvoir, différentes animations ont été organisées : bornes d’animation, films, webconférences, présentations lors de réunions transverses du groupe et dans les comités de direction, articles dans les supports de communication interne, etc. En outre, les utilisateurs bénéficient de kits pédagogiques et de didacticiels.

D’ici au début de l’année 2013, « nous souhaitons que chaque collaborateur puisse davantage personnaliser son interface », annonce Jeanne Glorian. Le site est en train d’évoluer vers des usages de réseau social d’entreprise : les groupes de travail collaboratif se transformeront en « communautés de pratiques » et les annuaires de compétences favoriseront davantage la création de réseaux, les interactions et la convivialité entre les collaborateurs. Dans cette perspective, la prochaine version du site – actuellement française – sera multilingue.

• Activité : construction, télécoms et médias.

• Effectif : 130 827 collaborateurs.

• Chiffre d’affaires 2011 : 32,7 milliards d’euros.

• Cible : 40 000 salariés aujourd’hui, 100 000 à terme. 450 partenaires externes.

• Date de lancement : V0 en 2009, V3 en octobre 2011.

• Budget : 300 000 euros environ sur une année standard. Investissement : jour/homme 60 %, SI 40 %.