Chez JCDecaux, la plate-forme d’échanges collaboratifs Bee est née d’un besoin exprimé par les équipes. « En janvier 2008, la demande d’un outil de communication commun a émergé au sein des ateliers en format “ruches” organisés durant un séminaire réunissant 285 cadres dirigeants de tous les pays d’implantation du groupe », rapporte Isabelle Schlumberger, directrice générale commerce et développement. La richesse de la présence de JC-Decaux dans plus de 55 pays était alors sous-exploitée et les salariés dispersés souhaitaient disposer d’un réseau d’échanges permanent.

« Fin 2008, le directoire a voulu mobiliser les équipes pour sortir de la crise, notamment autour de ce projet, qui a été sponsorisé par une direction métier, la direction commerce et développement », poursuit Isabelle Schlumberger. Après une phase de test, le réseau social a été lancé en mars 2011 pour les équipes commerce et marketing dans 15 pays. Puis, en mai 2011, il a été ouvert à tous les pays et, en février 2012, à tous les métiers.

La plate-forme Bee (en référence aux abeilles et au travail en ruches) a été orientée vers un usage très professionnel, « destiné à partager des informations, à tirer parti de l’expertise de chacun et à aider les commerciaux à réaliser plus de chiffre d’affaires », affirme la directrice générale. Ils peuvent en permanence partager des documents et travailler à plusieurs, partager des réalisations et une veille sur un sujet, et sonder des collègues. Pas de place aux hobbies dans ces espaces. Plusieurs types de communautés se sont constitués : celles qui reflètent des intérêts préexistants sur un sujet pour lequel les échanges se réalisaient avant via d’autres créneaux ; celles qui utilisent le réseau pour un besoin immédiat de leur métier ; et les communautés projets, qui permettent de centraliser au même endroit toutes les contributions sur le dossier.

Aujourd’hui, plus de 100 communautés sont présentes sur Bee, réunissant 2 600 membres dans 42 pays. Parmi les les plus actives, Airport permet des échanges entre les salariés en charge du développement des espaces publicitaires dans les aéroports du monde entier. La communauté Innov’ate est, elle, dédiée à l’événementiel.

La réactivité des salariés est totale, puisque Bee est accessible en mobilité. La page d’accueil du site est personnalisable, et chacun peut suivre en permanence les activités de la communauté. Les contributions peuvent être diffusées depuis Internet, les smartphones, un document Microsoft office ou la boîte mail. À titre d’exemple, un collaborateur de JCDecaux Finlande témoigne avoir déposé une demande concernant la publicité sur l’alcool dans différents pays. En moins de cinq minutes, il a reçu une réponse du Royaume Uni puis, moins de dix minutes après, de la Chine. Autre illustration, « un commercial qui se rend à un rendez-vous chez un joaillier peut interroger ses collègues des autres régions sur leurs campagnes antérieures pour ce secteur d’activité. Les questions sous forme de bouteille à la mer fonctionnent très bien : 85 % d’entre elles reçoivent une réponse ! », constate Isabelle Schlumberger. Bee peut aussi servir à délivrer une information d’intérêt commun sur un client qu’un commercial vient de rencontrer et qui prévoit une campagne de publicité dans les mois à venir.

Pour créer une communauté, un salarié indique le nom qu’il veut lui donner, sa cible, à quoi elle doit servir, les types de contenus susceptibles de s’y trouver, et il soumet l’ensemble à un comité de supervision du projet, composé de représentants de plusieurs directions. Un filtre qui permet notamment d’éviter les doublons.

La promotion de Bee a été accompagnée d’une campagne de communication au ton décalé (vidéos de lancement humoristiques, cartes postales virales), « afin d’installer un climat de confiance incitant les collaborateurs à converser et à partager leurs initiatives et leurs idées », explique Guillaume Aper, directeur adjoint de la communication. Une newsletter mensuelle présentant des témoignages et des trucs et astuces a également fait partie de la panoplie de communication. De plus, la mobilisation de la hiérarchie s’est traduite par un tour d’Europe auprès du top management.

Au quotidien, cinq collaborateurs du Base Camp – selon le vocabulaire maison –, issus des directions de la communication, du commerce, du marketing et de l’informatique, épaulent – à temps partiel – les utilisateurs et créateurs de communautés en fonction des besoins. L’anglais est la langue commune pour les projets internationaux, ce qui n’empêche pas l’usage de langues locales.

À l’avenir, « nous réfléchissons à l’articulation avec notre intranet dans une logique de gestion des connaissances, car Bee n’est pas destiné à l’archivage de documents », indique Guillaume Aper.

• Activité : communication extérieure.

• Effectif : 10 304 collaborateurs dans plus de 55 pays.

• Chiffre d’affaires 2011 : 2,46 milliards d’euros.

• Cible du site : aujourd’hui 2600 salariés, à terme 5000.

• Date de lancement : mars 2011.

• Budget du projet : NC.