« Des fonctionnalités participatives qui rendent l’utilisateur acteur »
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E & C : Cette année, le prix Intranet est devenu le Prix de l’entreprise collaborative. En quoi ce changement de nom est-il révélateur de l’évolution des usages des entreprises ?

G. G. : Il nous semblait logique de faire évoluer le nom de cet événement pour être en phase avec la réalité des projets actuels… Le but n’est pas de récompenser une technologie particulière mais davantage de valoriser des projets qui répondent à des enjeux stratégiques pour les entreprises : développer la transversalité, l’échange – y compris avec les partenaires extérieurs de l’entreprise –, le partage, rompre les silos et les barrières géographiques ou temporelles.

E & C : Quelles sont les principales tendances observées dans les dossiers reçus ?

G. G. : Les sites soignent leur ergonomie et leur graphisme pour faciliter la prise en main par l’utilisateur.

Des fonctionnalités participatives variées sont proposées, proches de ce que l’on trouve sur les sites et réseaux externes, avec pour enjeux de rendre l’utilisateur acteur, tout en luttant contre l’infobésité : microblogging, social bookmarking*, messagerie instantanée, tagging ou filtrage des informations… De plus en plus de sociétés lancent des réseaux sociaux d’entreprise orientés business, qui correspondent à des besoins opérationnels variés : veille collaborative, développement de l’innovation, organisation matricielle, recherche de synergies et accroissement des performances individuelles et collectives. Le secteur public est aussi présent et choisit des outils collaboratifs afin de poursuivre ses efforts de transversalité.

E & C : Comment les entreprises arrivent-elles à mobiliser leurs collaborateurs autour de ces outils ?

G. G. : Les collaborateurs ont l’habitude de ce type de technologies dans leur sphère personnelle ; aussi, ils sont souvent à l’initiative de la démarche au sein de l’entreprise.

Ils sont alors amenés à tester le projet et à participer à l’identification des fonctionnalités requises. Ils vont ensuite pouvoir publier du contenu, réagir, voter, recommander, enrichir, etc. À cet égard, on parle de plus en plus de développement viral, de bouche-à-oreille informel sur la réussite et la pertinence du site. Le collaborateur fait vivre le site : il va adhérer à des communautés, voire les créer, en fonction de ses besoins. Tout en bénéficiant d’un accès unique à l’ensemble de ses applications transversales et métiers. Enfin, l’absence de modération, y compris a posteriori, accroît la mobilisation : l’enjeu de l’entreprise est avant tout de développer l’échange, voire la confrontation des points de vue, et non de modérer.

E & C : Quel rôle les RH tiennent-elles dans le développement des sites collaboratifs ?

G. G. : Le rôle de la RH est d’accompagner le lancement du site et l’acculturation des collaborateurs à ces nouvelles technologies dans le cadre de leur travail. Les sites sont de plus en plus intuitifs : l’accompagnement est donc davantage centré sur l’explication des enjeux et de l’intérêt de la solution mise à disposition. L’autre rôle de l’entreprise, notamment des directions RH, consiste à valoriser et à reconnaître le rôle des contributeurs sur le site et dans les communautés. Mettre en avant certaines initiatives, intégrer cette contribution aux missions et objectifs du collaborateur sont des pistes possibles. Enfin, les RH ont aussi pour rôle d’identifier des salariés community managers, en charge de faire vivre les réseaux internes.

E & C : Où les entreprises en sont-elles dans le développement de l’accès aux sites en mobilité ?

G. G. : La plupart des sites sont accessibles en dehors de l’entreprise, dès lors que le collaborateur a une connexion Internet. Cela répond à des besoins et à des contraintes opérationnels de nombreux salariés, qui doivent pouvoir accéder à distance aux outils de travail qui leur sont nécessaires. Les sites en accès mobiles (PDA, smartphones…) se multiplient aussi, mais ils sont alors davantage utilisés pour accéder à de l’information plutôt que pour leur aspect collaboratif.

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