Bureau vide, manager aux abonnés absents, téléphone et ordinateur non connectés… Afin d’épargner ces bugs d’organisation à ses nouveaux embauchés, la SSII américaine Citrix s’est dotée d’un logiciel dédié à l’accueil des salariés. Mise en place il y a quelques mois dans la filiale française (une centaine de salariés), la solution d’onboarding* RedCarpet de l’éditeur Silkroad permet de préparer en amont l’arrivée des collaborateurs dans l’entreprise. « Il nous fallait un système informatisé pour automatiser la gestion matérielle de l’accueil », déclare Monique Rosenblatt, responsable du système d’information des RH (SIRH) pour l’Europe chez Citrix.

À travers une check-list précise des étapes logistiques et administratives de l’embauche, l’outil structure et accélère l’intégration des collaborateurs. Avant même leur arrivée dans la société, ces derniers trouvent les réponses aux questions pratiques sur un portail Internet : où trouver son badge, ses titres-restaurant, quelles sont les premières formations obligatoires à suivre… Ils peuvent aussi y consulter une présentation détaillée de l’entreprise, s’informer sur son fonctionnement et, par là même, devenir opérationnels plus rapidement. Outre cette partie informative, le système facilite les démarches administratives des salariés. Une fois embauchés, ils complètent eux-mêmes en ligne les renseignements les concernant. « Il s’agit d’éviter les ressaisies de données administratives par le service des RH, commente Monique Rosenblatt. Ces informations sont transférées directement dans notre SIRH puis dans notre système de paie. »

Exit les formulaires papier, le département RH peut suivre en temps réel dans le détail les stades de l’embauche et de l’intégration des collaborateurs. Le logiciel permet aux responsables de service de commander le matériel pour les nouveaux salariés et de n’oublier aucune étape de l’intégration grâce à un système d’alertes. De leur côté, la direction informatique et les services généraux, prévenus suffisamment à l’avance de l’arrivée des nouveaux embauchés, ont le temps de se coordonner et de préparer les installations.

Selon la responsable du SIRH, le portail personnalisable et multilingue est adapté à l’organisation et au développement international de Citrix. Le logiciel convient aussi bien à ses filiales en plein boom (jusqu’à 200 personnes recrutées par mois en Inde), qu’à la gestion à distance des employés isolés dans certains pays. « Dans le monde, plus de 3 500 salariés Citrix ont déjà utilisé la technologie, et nous avons constaté une réduction des coûts comprise entre 30 % et 60 %, que ce soit en papier ou en temps, pour le personnel RH, les recruteurs et les managers. »

L’outil donne aux nouveaux recrutés une image positive de l’entreprise, en résonance avec son activité high-tech. Pour Citrix, la plate-forme informatique contribue donc à la fidélisation des salariés. Ce n’est pour autant qu’un des piliers de la politique d’intégration : une formation obligatoire aux procédures de l’entreprise figure ainsi au programme du parcours des nouveaux collaborateurs durant les trois premières semaines dans la société. « Nous insistons pour que les managers accueillent eux-mêmes leurs collaborateurs », souligne la responsable. En ce sens, l’utilisation de l’onboarding ne doit pas déshumaniser les rapports entre collègues mais, au contraire, en les organisant mieux, faciliter les échanges et les rencontres physiques.